Verwaltung interner Projekte mit Dynamics 365 Project Operations

Es ist die Aufgabe eines Projektmanagers sicherzustellen, dass ein Projekt planmäßig voranschreitet und innerhalb des festgelegten Budgets und Zeitrahmens realisiert wird. Das gilt für externe Kundenprojekte ebenso wie für Projekte im eigenen Unternehmen.

Viele Unternehmen nutzen professionelle Projektmanagement-Lösungen, um Kundenprojekte besser koordinieren und steuern zu können. Warum also nicht dieselbe Lösung auch für die Verwaltung interner Projekte verwenden?

Unsere Empfehlung ist Dynamics 365 Project Operations, das Manager und das gesamte Projektteam bei jeder Art von Projekt unterstützt.

Was ist Dynamics 365 Project Operations?

Dynamics 365-Projektvorgänge ist die neuste Projektmanagement-Lösung von Microsoft und seit Oktober 2020 auf dem Markt. Sie tritt die Nachfolge von Dynamics 365 Project Service Automation an und beinhaltet erweiterte Funktionen für ein umfassendes Projektmanagement.

Die Lösung deckt den gesamten Projektlebenszyklus vom Interessenten über die Auftragsvergabe, Projektdurchführung, Überwachung und Rechnungsstellung bis hin zur Gesamtanalyse ab. Damit löst Dynamics 365 Project Operations das Problem unterschiedlicher Systeme für verschiedene Aspekte eines Projekts und vereint alle Projektdaten in einer Anwendung.

Es enthält Funktionen für

  • Chancenmanagement,
  • Projektplanung,
  • Resourcenmanagement,
  • Gruppenarbeit,
  • Zeit- und Kostenmanagement und
  • Kundenabrechnung.

Dynamics 365 Project Operations für interne Zwecke

Je größer eine Organisation ist, desto größer und kostenintensiver sind in der Regel auch ihre Projekte. Gerade wenn das Unternehmen verschiedene Tochter- oder Teilgesellschaften unter einem Firmendach vereint, laufen mit hoher Wahrscheinlichkeit mehrere Projekte parallel über mehrere Monate. In diesen Fällen ist es nur sinnvoll, sie mit einem professionellen Tool zu verwalten.

Jede Branche und jedes Unternehmen ist anders, ebenso wie ihre internen Projekte. Dynamics 365 Project Operations ist hochflexibel und kann mit Hilfe eines erfahrenen Dynamics 365-Partners wie proMX an alle individuellen Bedürfnisse angepasst werden.

Wir haben zwei Kundenfälle ausgewählt, in denen wir genau das getan haben: Einrichten und Anpassen von Dynamics 365 Project Operations für das interne Projektmanagement.

IT-Projektmanagement

Die IT-Abteilung eines in Deutschland ansässigen Produktionsunternehmens mit 30 Niederlassungen auf vier Kontinenten wickelt viele verschiedene und ziemlich teure Projekte ab, die viel Planung erfordern. Deshalb entschied sich das Unternehmen für ein Projektmanagement-Tool, um sein IT-Team bei der Koordination und Überwachung seiner verschiedenen Projekte zu unterstützen. Die bevorzugte Lösung war Dynamics 365 Project Operations, das proMX implementiert und an die Bedürfnisse der IT-Abteilung angepasst hat.

Über ein separates Ticketsystem erreichen Anfragen aller Niederlassungen die IT-Abteilung. Häufig lösen Anfragen einen sogenannten Change aus, also eine Aktualisierung, Erweiterung oder Änderung eines bestehenden Dienstes, einer Software oder Hardware. Andere Anfragen führen zu ganz neuen Projekten. Diejenigen, die eine bestimmte Kostengrenze überschreiten, müssen genehmigt werden und werden dann als Projektaufträge in Dynamics 365 Project Operations eingerichtet.

Wie bei externen Projekten haben sie einen Auftragnehmer, das ist die IT-Abteilung, und einen Kunden, das ist die Tochtergesellschaft, die eine Änderung oder ein Projekt anfordert. In Dynamics 365 Project Operations kann die IT-Abteilung ganz einfach genaue Kosten für materielle Ressourcen wie Hardware oder Software sowie Personal berechnen. Zahlen aus früheren Projekten helfen, Kosten und Dauer abzuschätzen.

Je nach Projektumfang werden teilweise externe Dienstleister hinzugezogen. Auch das kann dank der Unterauftragsfunktionalitäten innerhalb der Lösung gehandhabt werden. Die IT-Abteilung des Unternehmens kann direkt in der Anwendung Verträge mit externen Dienstleistern erstellen. Fremdfirmen, die mit dem produzierenden Unternehmen zusammenarbeiten, werden häufig als buchbare Ressourcen hinzugefügt, wodurch sie ihre Arbeitszeiten wie interne Teammitglieder im System erfassen können.

Typ: Wenn Sie mehr über die Handhabung von Subunternehmern in Dynamics 365 Project Operations erfahren möchten, sehen Sie sich unser Expertenvideo an:


Ob internes oder externes Projektteammitglied, die Arbeit im selben System stellt sicher, dass alle Zugriff auf aktuelle Daten und Informationen haben. Das verhindert lange Feedbackschleifen und beschleunigt den Prozess. Darüber hinaus ist es für Projektleiter aus der IT-Abteilung einfach, den Überblick über Fortschritte und mögliche Verzögerungen zu behalten und bei Bedarf frühzeitig einzugreifen.

Wenn ein Projekt abgeschlossen ist, schickt die IT-Abteilung sogar eine Pro-Forma-Rechnung an die jeweilige Kostenstelle des „Kunden“ alias Niederlassung. Das ist sehr hilfreich, um zu sehen, welche Kostenstelle wann welche Ausgaben verursacht hat.

Finanzmanagement

Sie können die Microsoft-Lösung auch für die Verwaltung von Budgets, Spenden oder, wie in unserem zweiten Beispiel, Fonds verwenden.
Ein großes deutsches Kliniknetzwerk wandte sich an uns mit dem Bedarf an einer Lösung zur Verwaltung von Geldern, die es von der Regierung erhalten hat, um seine Digitalisierung voranzutreiben. Dieses Geld ist an strenge Auflagen geknüpft: Erstens muss das Geld für bestimmte, vordefinierte Maßnahmen ausgegeben werden, etwa die Entwicklung von Patientenportalen oder die Erhöhung der IT-Sicherheit. Zweitens müssen die Projekte bis zu einem bestimmten Termin abgeschlossen sein, sonst müssten sie einen Teil des erhaltenen Geldes zurückzahlen.
Aufgrund von rund 600 Projekten, die der Klinikverbund an seinen Einrichtungen in ganz Deutschland bearbeitet, und aufgrund der jeweils erheblichen Budgets, benötigten sie eine umfassende Projektmanagement-Lösung. Ein Überblick über alle Projekte, einschließlich finanzierter und ausgegebener Gelder, sowie ein solides Controlling waren unerlässlich.

Dynamics 365 Project Operations bot die perfekte Grundlage für eine solche Lösung. Wir haben die Anwendung an die Anforderungen des Klinikverbundes angepasst. Einerseits bedeutete dies, einige der für ihre Zwecke unnötigen Funktionalitäten zu entfernen, um die Verwendung so einfach wie möglich zu gestalten. Andererseits haben wir einige Funktionen wie Project Gantt hinzugefügt, um den Projektfortschritt noch besser zu kontrollieren.
Nach einer Einführung nutzten sie die Lösung sofort und verwalten dort seither erfolgreich ihre Fonds und jeweiligen Projekte.

Typ: Wenn Ihr Unternehmen private oder staatliche Gelder an Bedingungen geknüpft erhält oder Ihre NGO ein Tool zur Abwicklung von Spenden benötigt, sehen Sie sich unsere Lösung an proMX 365 Intelligente Finanzierungbasierend auf Dynamics 365 Project Operations.

Fazit

Es gibt viele verschiedene Szenarien, in denen es sinnvoll ist, eine professionelle Projektmanagement-Lösung für interne Zwecke einzusetzen. Dynamics 365 Project Operations ist eine perfekte Wahl: Es ist flexibel, anpassbar und lässt sich nahtlos in andere Dynamics 365-Lösungen, Power BI oder Microsoft Teams integrieren.

Als einer der erfahrensten Microsoft-Partner für Dynamics 365 Project Operations beantworten wir gerne Ihre Fragen oder unterstützen Sie bei Ihrer Implementierung. Unbedingt Kontakt aufnehmen!

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Author: admin

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