Dynamics 365 Daten löschen – Basierend auf einem Import “Hack”!

Ich habe kürzlich einen “Trick” mit Dynamics 365 gesehen, den ich ziemlich cool fand. Also beschloss ich, es in einem Blogbeitrag zu dokumentieren. Dies muss ein einigermaßen häufiges Szenario sein! Unser Verkaufsteam möchte das System von einigen alten Kontakten befreien. Sie erhielten eine Tabelle mit allen vorhandenen Daten. Und die Leute markierten diejenigen, die gelöscht werden mussten. Groß! Aber wie entferne ich diese Kontakte einfach aus unserer Dynamics 365-Instanz?

Unsere Tabellenkalkulationsliste mit Kontakten wurde aus Dynamics 365 exportiert. Das heißt, sie enthielt die GUID der Kontakte. (In einer versteckten Spalte). Und wir hatten jetzt eine neue Spalte, in der “Löschen” oder “Behalten” stand. Ich wollte in der Lage sein, diese Tabelle zu “importieren” und nach der Überprüfung des Unternehmens die Kontakte zu entfernen.

Eine weitere Einschränkung, die ich hatte, war, dass ich keine Anpassungen in Dynamics 365 vornehmen wollte. Denn dann müsste ich diesen Prozess in mehreren Sandbox-Umgebungen testen, bevor die Änderungen bereitgestellt werden könnten. Und dafür hatten wir einfach keine Zeit.

Und schließlich wollte ich einen “sicheren” Ansatz. Das heißt, wenn ich einen Fehler gemacht habe oder das Unternehmen seine Meinung geändert hat, wollte ich sicher sein, dass dabei keine Kontakte geschädigt werden. Und ich wollte, dass das Unternehmen die zu entfernenden Kontakte überprüfen kann, bevor ich sie lösche.

Plus (für ein gutes Maß) wir haben jede Menge Duplikate! Beim Abgleich von Kontakten möchte ich also sicher sein, dass ich den richtigen entferne. Das bedeutet, dass eine Übereinstimmung mit “Vollständiger Name” oder “E-Mail-Adresse” nicht funktionieren würde. Ich musste Kontakte anhand ihrer eindeutigen Datensatz-ID finden. (GUID)

Meine Anforderung ist also einfach! Nun, Sie werden vielleicht überrascht sein, dass es so war.

Der Prozess ist dieser …

  1. Exportieren Sie Kontakte (oder eine beliebige Tabelle) in eine Excel-Tabelle.
  2. Fügen Sie eine Spalte hinzu und bitten Sie die Geschäftsbenutzer zu bestätigen, welche Datensätze gelöscht werden sollen.
  3. Blenden Sie die ausgeblendeten Spalten ein und konvertieren Sie die Tabelle in eine CSV-Datei.
  4. Importieren Sie die CSV-Datei, aber erstellen Sie eine Aktivität, die mit meinen Kontakten verknüpft ist! (Wie das geht, erkläre ich weiter unten.)
  5. Erstellen Sie eine Ansicht der zu löschenden Kontakte.
  6. Sobald das Unternehmen bereit ist, führen Sie eine Massenlöschung durch, um alle Datensätze zu entfernen.

Ich werde jeden dieser Schritte im Folgenden im Detail erläutern. Alle Schritte sind einfach.

Schritt Eins – Der Export

Mein erster Schritt besteht darin, alle meine Kontakte zu exportieren. Ich verwende in diesem Beispiel Kontakte, aber Sie könnten dieses Konzept natürlich an so ziemlich jede Dynamics 365-Tabelle anpassen.

Offensichtlich ist der Export kinderleicht. Suchen Sie einfach die Datensätze, die Sie exportieren möchten, und verwenden Sie die Option Nach Excel exportieren. Ich habe mich entschieden, ein statisches Arbeitsblatt aller meiner Kontakte zu erstellen.

FYI:
Ich demonstriere mein Beispiel in einem Testsystem, daher ist mein Kontaktvolumen gering. Aber Sie könnten diesen Schritten mit sehr großen Datensätzen folgen!

Schritt Zwei – Geschäftsaktualisierungen

In meinem Beispiel habe ich der Tabelle eine neue Spalte hinzugefügt. Ich nannte es “Löschen oder behalten”. Die Idee war, dass jemand im Unternehmen diese Daten nun überprüft und die Spalte „Löschen oder behalten“ ausfüllt.

Schritt drei – Bereiten Sie eine CSV-Datei vor

Ich möchte nun meine Daten für den Import vorbereiten. Sie haben vielleicht bemerkt, dass die exportierten Daten in Spalte D beginnen. Die Spalten A, B und C sind ausgeblendet. Also markiere ich in Excel einfach die Spalten und wähle “Einblenden”.

Die erste Spalte interessiert mich. Denn das enthält die GUID des Kontakts.

Warum brauche ich die GUID? Da ich meine Kontakte anhand des Namens abgleichen konnte! Aber stellen Sie sich vor, ich könnte doppelte Kontakte haben. Um dann sicher zu sein, dass der richtige Kontakt gefunden wurde, muss ich die GUID als Feld verwenden, das den Datensatz eindeutig identifiziert.

Abschließend speichere ich die Datei einfach als CSV-Datei. Wählen Sie also „Speichern unter“ und ändern Sie den Dateityp in „csv“. (Außerdem geben Sie der Datei einen geeigneten Namen.)

Schritt vier – Erstellen von Aufgaben importieren

Bisher war alles super easy. In diesem nächsten Schritt möchte ich meine Tabelle importieren. Aber nicht als Kontakte! Ich möchte eine Aufgabe erstellen, die mit jedem Kontakt verknüpft ist. (Der Punkt ist, dass die Kontaktdatensätze sowieso nicht wirklich aktualisiert werden.)

Ich konnte meinen Import und Abgleich mit der Kontakt-GUID nicht abschließen, indem ich die Benutzeroberfläche im neuen Stil zum Importieren von Daten verwende! Aber es ist nicht alles verloren. Da können wir immer noch den alten Ansatz verwenden. Ich hoffe, ich liege mit diesem Kommentar letztendlich falsch, da der Abgleich mit der GUID ein wirklich leistungsfähiger Ansatz ist.

Öffnen Sie zunächst „Erweiterte Einstellungen“.

Navigieren Sie nun in den Bereich „Datenverwaltung“. Hier finden Sie die Option „Importe“.

Wählen Sie die Option „Daten importieren“ und wählen Sie Ihre Datei aus. Klicken Sie dann auf Weiter.

Klicken Sie jetzt wieder auf Weiter!

Und raten Sie mal … als nächstes wieder!

Auf dem nächsten Bildschirm müssen wir den zu importierenden Datentyp auswählen. Ich habe mich entschieden, eine Aufgabe zu erstellen. Aber ich hätte jeden Aktivitätstyp oder vielleicht eine Notiz verwenden können.

Nachdem ich „Weiter“ ausgewählt habe, ordne ich nun die Felder in meiner Tabelle denen zu, die in der Aufgabe gefunden wurden.

Das Thema einer Aufgabe ist obligatorisch. Also habe ich mich entschieden, dies dem “vollständigen Namen” meines Kontakts zuzuordnen. (Was sinnvollerweise auch ein Pflichtfeld ist.)

Als Nächstes ordnete ich die Spalte in der Tabelle, die ich „DELETE OR KEEP“ genannt hatte, der Beschreibung meiner Aufgabe zu.

Jetzt der clevere Teil. Wenn in diesem “Hack” ein cleverer Teil steckt! Ich ordne die GUID des Kontakts (in der Spalte „(Do Not Modify) Contact“) dem Feld „Regarding“ der Aufgabe zu.

Da das Feld “Bezug” ein Nachschlagefeld ist und vielen verschiedenen Tabellentypen zugeordnet werden kann. Ich muss Kontakt auswählen.

Jeder der Datensatztypen hat eine Standardmethode für den Abgleich. Kontakte werden normalerweise über das Feld „Vollständiger Name“ abgeglichen.

Ich verwende die Suchoption, um mir die verfügbaren Felder anzuzeigen. Hier deaktiviere ich „Vollständiger Name“ und kreuze „Kontakt (Primärschlüssel)“ an. (AKA Die GUID des Kontakts.)

Nachdem ich ausgewählt habe, wie ich mit der betreffenden Suche übereinstimmen möchte. Ich scrolle nach unten und klicke auf OK.

Wenn meine Felder übereinstimmen, klicke ich jetzt auf Weiter.

Ich bekomme eine weitere Chance, auf die Schaltfläche „Weiter“ zu klicken!

Und schließlich überprüfe ich, ob alles bereit ist, und klicke auf „Senden“.

Sie können nun den Importvorgang überwachen. Meins dauerte nicht viele Sekunden, da ich eine sehr kleine Anzahl von Kontakten hatte. Angenommen, Sie arbeiten mit einer großen Datenmenge, müssen Sie möglicherweise warten, bis der Import abgeschlossen ist!

Fünfter Schritt – Geben Sie dem Unternehmen einen Einblick

Als Nächstes möchte ich meinen geschäftlichen Benutzern wahrscheinlich eine Ansicht mit allen Kontakten geben, die ich löschen möchte. Nur damit sie bestätigen können, dass die Liste korrekt ist.

Unten können Sie sehen, dass ich, wenn ich auf meine Aktivitätenliste schaue, für jeden Kontakt eine Aufgabe habe. Diese Aufgaben beziehen sich auf den Kontakt und die Beschreibung des Kontakts enthält das Wort „Löschen“ oder „Beibehalten“.


Daher ist es einfach genug, die erweiterte Suche zu verwenden, um eine gefilterte Liste von Kontakten zu erstellen, die einer Aufgabe mit der Beschreibung „Löschen“ zugeordnet sind. Unten sehen Sie, dass ich den neuen Stil „Erweiterte Suche“ verwendet habe, um meine Kontakte zu filtern. (Der alte Stil hätte genauso gut funktioniert.)


Schritt 6 – Schließen Sie den Löschvorgang ab

Angenommen, Sie möchten fortfahren und die Kontakte löschen. Es ist jetzt ein einfacher Vorgang, die Option zum Massenlöschen zu verwenden.

Verwenden Sie erneut die Option “Erweiterte Einstellungen”. Im Bereich Datenverwaltung finden Sie die Möglichkeit der Massenlöschung von Datensätzen.


Über die Schaltfläche “Neu” kann ich eine einmalige Massenlöschoption erstellen.


Ich wähle einfach aus, dass ich Kontakte löschen möchte.

An diesem Punkt habe ich eine Abfrage erstellt, die nach Kontakten mit einer verwandten Aufgabe gesucht hat, die “Löschen” in der Beschreibung enthält.

Beachten Sie die Option “Gespeicherte Ansicht verwenden”, ich hätte eine Ansicht auswählen können! Wenn Sie dem obigen Vorschlag gefolgt sind, um Ihren Benutzern eine Ansicht der Kontakte zu geben, die Sie löschen möchten, können Sie diese Ansicht jetzt auswählen. Dies ist eine großartige Möglichkeit, um sicher zu sein, dass die Löschung wie erwartet funktioniert!


Wenn Sie sich mit Ihrer Anfrage nicht sicher sind, kann die Option „Datensätze in der Vorschau anzeigen“ hilfreich sein, um zu bestätigen, dass die richtigen Kontakte entfernt werden.

Wenn Sie zufrieden sind, klicken Sie auf „Weiter“.

Wir wählen nun aus, wann der Löschvorgang ausgeführt werden soll. Wenn Sie mit großen Datenmengen arbeiten, sollten Sie dies vielleicht für eine ruhige Zeit einplanen.


Sie haben eine letzte Chance, Ihren Job zu überprüfen und auf „Senden“ zu klicken.


Wenn Sie Ihre Löschung überwachen möchten. Ändern Sie die Ansicht der Massenlöschjobs zu „Meine Löschsystem-Jobs“. Sie sollten dann in der Lage sein, Ihre Löschroutine zu finden und zu bestätigen, dass die richtige Anzahl von Kontakten entfernt wurde.


Jeder, der Dynamics 365 kennt, wird dies zweifellos als sehr einfachen Ansatz empfinden. (Meiner Meinung nach ist das keine schlechte Sache.) Hoffentlich stimmen Sie zu, dass dies eine saubere und einfache Möglichkeit ist, unser Ziel ohne Anpassungen zu erreichen. Genießen.

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Author: admin

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