Anbieteridentifikationsprozess und kollaborativer Zugriff

In diesem Beitrag werden wir uns eingehend mit der vollständigen D365-Supply-Chain-Funktionalität in Bezug auf den Prozess der Identifizierung und Erstellung von Anbietern befassen. Dies gilt eher für einige Dienstleistungsunternehmen, wenn viele Lieferanten verwaltet werden müssen und wenn wir unseren Lieferanten einen gewissen Zugriff auf das kollaborative Portal gewähren möchten, damit sie Bestellungen bearbeiten und Angebotsanfragen verwalten können.

Dieser Prozess ist nicht sehr kompliziert einzurichten, impliziert jedoch Workflows, Azure-Verbindungen und befasst sich mit dem unterschiedlichen Status des Anbieters (von potenziellem Anbieter zu Anbieter).

Hier ist der Prozess, den wir angehen werden. Wie Sie sehen können, beginnt es mit der Initialisierung der Anfrage, indem der Kontakt des neuen potenziellen Anbieters (mit externer E-Mail) ausgefüllt wird. Dann zielt der erste Workflow darauf ab, die erste Stufe zu validieren, indem der Gastzugang für diesen neuen Benutzer erstellt wird, jedoch nur mit einem eingeschränkten externen Zugang. Anschließend wird der potenzielle Anbieter aufgefordert, einige Pflichtfelder auszufüllen und möglicherweise einen Fragebogen auszufüllen. Nach der Übermittlung an einen neuen Workflow wird ein interner Käufer-Lead die Kontrolle und Validierung durchführen. Dadurch werden dem Benutzer einige neue Rollen hinzugefügt und der Lieferantendatensatz erstellt. Danach kann der Anbieter auf das Portal zugreifen.

Einige Einstellungen müssen vorgenommen werden, wir werden uns das ansehen.

Damit E-Mails gesendet werden können, müssen Sie sicherstellen, dass alle E-Mail-Parameter korrekt eingerichtet wurden. Wenden Sie sich an einen IT-Mitarbeiter unter:

Systemverwaltung > Setup > E-Mail > E-Mail-Parameter

Sie können die E-Mails testen, indem Sie die Option E-Mail testen ausführen.

Wenn Sie den potenziellen Lieferantenkontakt einladen, senden Sie ihm eine E-Mail. Stellen Sie sicher, dass Sie eine E-Mail-Vorlage erstellt haben, indem Sie eine HTML-Datei importieren.

Erwägen Sie die Verwendung dieses Codes, um eine schöne Verknüpfung mit der D365FO-Umgebung in link herzustellen:

Klicken Sie hier, um darauf zuzugreifen

Gehen Sie für die E-Mail-Vorlage zu Systemadministration > Setup > E-Mail > System-E-Mail-Vorlagen

Wählen Sie dann die Option E-Mail-Vorlage importieren.

Vergessen Sie nicht, die Vorlage, die Sie für die Benutzer-Workflow-E-Mail verwenden möchten, unter Systemverwaltung > Workflow > Benutzer-Workflow-Parameter zu verknüpfen

Sie müssen auch den Benutzerworkflow (Plattform) einrichten, der unter Systemadministration > Workflow > Benutzerworkflows verfügbar ist

Hinweis: (Plattform) bedeutet extern.

Dieser Workflow wird für 2 Schritte unseres Prozesses verwendet:

  • beim Hinzufügen des Kontakts als Benutzer
  • beim Konvertieren der Lieferantenanfrage als echter Lieferant und Hinzufügen der entsprechenden Rollen zum Benutzer

Ich habe die automatisierten Aufgaben verwendet, um den Benutzer bereitzustellen, der neue Benutzer benachrichtigt, um eine E-Mail zu senden.

Ich habe den Provision Azure AD B2B-Benutzer nicht verwendet, weil ich ihn manuell in Azure hinzugefügt habe. Dies ist der Teil, in dem Sie die Unterstützung einer IT für die Verwaltung des AAD-Zugriffs benötigen. Die interne Richtlinie hat diesen Vorgang des Hinzufügens autorisiert, andernfalls müssen Sie ihn manuell durchführen.

Wie Sie sehen können, habe ich die externe E-Mail für diesen Demozweck vorab als Gast hinzugefügt.

In Bezug auf die bedingte Entscheidung, die ich getroffen habe, geht es nur darum zu prüfen, ob die Anfrage darin bestand, einen neuen Benutzer hinzuzufügen oder ihn zu aktualisieren. Dann wird auf den richtigen Weg der Verzweigung umgeleitet. Für mich ging es nur darum, die Aufgabe automatisch zu genehmigen oder manuell zu genehmigen.

Ein weiterer Workflow muss unter Beschaffung und Beschaffung > Einrichtung > Beschaffungs- und Beschaffungsworkflows eingerichtet werden.

Es wird für den letzten Schritt unseres Prozesses verwendet, wenn der Anbieter hinzugefügt wird.

Ich habe hier nur einen einfachen Genehmigungsworkflow eingefügt.

Einige Beschaffungseinstellungen müssen unter Beschaffung und Beschaffung > Einstellungen > Lieferanten > Lieferantenanforderungskonfigurationen vorgenommen werden.

Hier werden Sie die Felder ausblenden, anzeigen oder zu Pflichtfeldern machen, die Ihr Lieferantenkontakt ausfüllen soll. Sie können auch einen Fragebogen hinzufügen, um den Vorgang abzuschließen.

Jetzt aktivieren Sie endlich den erforderlichen Stapel für E-Mails und Workflow und Sie sind mit der Einrichtung fertig.

Eine letzte Sache zu wissen, wenn Sie dies demonstrieren möchten, benötigen Sie mehrere Konten, um es zu verarbeiten (3 bis 4 verschiedene, einschließlich eines externen Zugangs).

Schritt 1 – Initialisieren der Anfrage

Ich bin als Projektmanager oder in einer anderen Rolle verbunden und möchte einen neuen Anbieter hinzufügen. Dazu gehe ich unter Beschaffung und Sourcing > Lieferanten > Anfrage zur Zusammenarbeit mit Lieferanten > Anfragen zur Registrierung potenzieller Lieferanten und füge einen neuen Kontakt hinzu, indem ich den Vor- und Nachnamen, den Organisationstyp und die E-Mail-Adresse ausfülle, die obligatorisch sind.

Ich speichere und klicke auf Benutzer einladen. Der erste Workflow wird gestartet.

Schritt 2 – Genehmigen der Anfrage

Jetzt als Lead-Buyer-Profil verbunden, das für die Genehmigung des Benutzer-Workflows zuständig ist, schaue ich mir die Workflow-Benachrichtigung an

Ich bestätige es.

Sie können die identifizierte Rolle sehen. Zu diesem Zeitpunkt im Anbieter-Prospekt (extern). Mit dieser Rolle kann man nicht viel anfangen, das werden wir gleich sehen.

Schritt 3 – Führen Sie den Assistenten aus

Jetzt wechsle ich zum externen Interessenten-Anbieter. Als ich in mein E-Mail-Postfach geschaut habe, habe ich eine neue E-Mail erhalten, die mich einlädt, eine Verbindung zu einem Link herzustellen, um einige Fragen zu beantworten.

Ich klicke auf den Link und werde eingeladen, mich mit meiner externen E-Mail-Adresse und dem zugehörigen Login mit dem D365FO meines Kunden zu verbinden.

Tatsächlich wird ein Assistent angezeigt, den ich erfüllen und Schritt für Schritt fortsetzen muss.

Es stehen einige obligatorische und optionale Informationen zur Verfügung. Hier ist die Firmenadresse, Identifikation usw.

Am Ende wird ein Fragebogen angezeigt und ich werde aufgefordert, ihn auszufüllen.

Hinweis: Ich habe mich in diesem Beitrag nicht auf die Einrichtung des Fragebogens konzentriert, aber es ist ziemlich einfach einzurichten.

Danach schicke ich meine Anmeldung ab und bin erstmal fertig.

Schritt 4 – Kontrolle und Erstellung des Anbieters

Ich gehe zurück zu meinem Buyer-Lead-Konto und sehe mir eine neue Workflow-Benachrichtigung an.

Ich überprüfe jede Feldeinrichtung des potenziellen Anbieters und füge die Anbietergruppe hinzu, die zum Erstellen eines neuen Anbieters obligatorisch ist.
Ich kann auch einige zusätzliche Felder hinzufügen, wie zum Beispiel die Zuordnung der Beschaffungskategorie.

Ich habe den Zugriff auf die Lieferantenzusammenarbeit aktiviert, was wichtig ist, wenn Sie möchten, dass der Lieferant über das Portal mit Ihnen kommunizieren kann.

Sehen Sie sich die anderen Felder an, die im Lieferantenanforderungsdatensatz verfügbar sind.

Und schließlich können Sie die Fragebogenberichte (Antworten, Bewertung usw.) überprüfen.

Am Ende stimme ich dem Arbeitsablauf zu.

Schließlich wird der Anbieter erstellt und Sie können ihn unter dem Anbieterlistenformular abrufen.

Beachten Sie, dass die Aktivierung der Zusammenarbeit auf Ja eingestellt ist.

Im Kontaktlink finden Sie den im ersten Schritt des Prozesses ausgefüllten Erstkontakt.

Und die damit verbundenen externen Rollen.

Schritt 5 – Zugriff auf das kollaborative Portal

Das ist es. Jetzt nehme ich mein Lieferantenprofil mit der externen E-Mail zurück, die ich zum Ausführen des Assistenten verwendet habe, aber jetzt kann ich viel mehr tun als zuvor und ich kann mit meinem Kunden über das kollaborative Portal interagieren.

Wunderbar, nicht wahr?

John

Der Artikel Anbieteridentifizierungsprozess und kollaborativer Zugriff ist auf D365Tour erschienen.

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Author: admin

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