6 Tipps, die staatliche Auftragnehmer verwenden können, um die DCAA-Compliance in Dynamics zu verbessern

Die DCAA hat sehr spezifische Anforderungen für die Berichterstattung über Zeit und Ausgaben. Ganz gleich, ob es sich um Wi-Fi während des Fluges oder Fahrzeugkilometer handelt, Sie benötigen ein Abrechnungssystem, das Ihr Risiko verringert, gegen irgendeinen Teil des komplizierten DCAA-Handbuchs zu verstoßen. MS Dynamics Zeit- und Kostenerfassung ist ein wesentliches Tool zur Aufrechterhaltung der Compliance. Hier sind sechs Tipps, die Bundesauftragnehmer bei der Verwaltung komplizierter DCAA-Compliance-Anforderungen berücksichtigen sollten:

  1. Seien Sie bereit zu berichten: Der erste Schritt besteht darin, Ihr Buchhaltungssystem betriebsbereit zu haben, bevor die DCAA an Ihre Tür klopft. Stellen Sie sicher, dass Sie alle Ihre Arbeitszeittabellen und Ausgaben in Dynamics 365 for Finance & Operations angemeldet haben und dass sie so organisiert sind, dass sie für Berichtszwecke sinnvoll sind. Das DCAA-Handbuch hat strenge Anforderungen an das Format und den Inhalt von Reiseberichten, stellen Sie also sicher, dass Ihr System all diese Anforderungen erfüllen kann.Das DCAA-Handbuch schreibt außerdem vor, dass Sie Aufzeichnungen über alle Transaktionen für mindestens drei Jahre nach Abschluss des Reiseberichts aufbewahren müssen Vertrag oder Projekt. Sie sollten auch sicherstellen, dass Ihr Buchhaltungssystem über einen robusten Prüfpfad verfügt, damit Sie leicht nachverfolgen können, wer wann welche Änderungen vorgenommen hat.
  • Automatisierte Berichterstattung: Sobald Sie Ihre Daten in Dynamics 365 for Finance & Operations organisiert haben, automatisieren Sie diese Berichterstellung so, dass nur wenige Klicks erforderlich sind, um einen Bericht für die DCAA zu erstellen. Dadurch sparen Sie jedes Jahr Stunden an Zeit und reduzieren Fehler, die durch manuelle Berichterstellung verursacht werden. Da Sie keine Quittungen für Ihre Arbeitskosten haben, ist es wichtig, die Zeit genau verfolgen zu können. Staatliche Auftragnehmer müssen die genauen Arbeitsstunden der Mitarbeiter melden, um Zahlungen von der Regierung zu erhalten. Die Fälschung von Zeitprotokollen kann zu strafrechtlichen Sanktionen für die beteiligten Mitarbeiter und Vorgesetzten führen, die solche falschen Eingaben wissentlich genehmigen.

    Zum Beispiel gibt es eine besondere Regel, dass Sie Arbeitszeitnachweise täglich einreichen müssen, daher liegt es in Ihrer Verantwortung, klare und präzise Systeme zum Einreichen dieser Aufzeichnungen aufrechtzuerhalten. Das kann schnell kompliziert werden. Die Automatisierung Ihres Projektmanagementprozesses und Ihrer Berichterstattung macht es einfach, den Fortschritt all Ihrer Projekte zu verwalten und zu verfolgen. Dies hilft Ihnen, die DCAA-Vorschriften einzuhalten, indem es eine automatisierte Möglichkeit bietet, die für jedes Projekt geleisteten Stunden und die Zeit zu verfolgen, die Mitarbeiter benötigen, um Aufgaben für diese Projekte zu erledigen.

  • Integration mit einer Drittanbieterlösung: Wenn Sie eine automatisierte Zeit- und Spesenlösung eines Drittanbieters verwenden, integrieren Sie diese in Dynamics 365 for Finance & Operations, damit Sie die Arbeitsstunden Ihrer Mitarbeiter und die Ausgaben Ihrer Mitarbeiter einfach nachverfolgen können. Dies wird es viel einfacher machen, zu verfolgen, wie lange Projekte dauern, und sie richtig abzurechnen.

    Wenn Sie beispielsweise DATABASICS verwenden, um die Stunden Ihrer Mitarbeiter zu erfassen, gehen diese Daten automatisch in MS Dynamics ein. DATABASICS gewährleistet eine reibungslose Erfahrung für Endbenutzer in einem DCAA-konformen System, das Ihnen hilft, die bundesstaatlichen Vorschriften einzuhalten.

  • Greifen Sie auf Dynamics 365 for Finance & Operations-Berichte zu: Der erste Schritt zum Erstellen benutzerdefinierter Berichte besteht darin, zu verstehen, welche Arten von Berichten in Dynamics 365 for Finance & Operations verfügbar sind. Im nächsten Schritt wählen Sie die Berichte aus, die für Ihre Anforderungen am relevantesten sind. Sie können dies tun, indem Sie sich die in Dynamics 365 for Finance & Operations verfügbaren Berichtsoptionen ansehen und verstehen, wie diese Berichte erstellt werden. Sobald Sie entschieden haben, welche Berichte für die Anforderungen Ihres Unternehmens am wichtigsten sind, können Sie damit beginnen, sie anzupassen.

    Sie können auch benutzerdefinierte Dashboards und Berichte erstellen. Ein Dashboard ist eine visuelle Zusammenfassung wichtiger Daten und Metriken, die verwendet werden können, um die Leistung zu überwachen, den Fortschritt in Richtung Ziele zu verfolgen und Verbesserungsbereiche zu identifizieren. Sie können benutzerdefinierte Dashboards in Dynamics 365 for Finance & Operations auf verschiedene Arten erstellen. Die erste besteht darin, die Microsoft Power BI-Integration zu verwenden, mit der Sie Daten aus Dynamics 365 for Finance & Operations in ein Power BI-Dashboard importieren können. Die zweite besteht darin, vorhandene Business Intelligence-Berichte in Dynamics 365 for Finance & Operations anzupassen. Die dritte besteht darin, ein benutzerdefiniertes Dashboard mit dem nativen Dashboard-Designer in Dynamics 365 for Finance & Operations zu erstellen.

    Benutzerdefinierte Berichte sind Berichte, die von Ihnen oder einem anderen Benutzer angepasst und als Vorlage gespeichert wurden, damit sie erneut verwendet werden können. Sie eignen sich hervorragend zum Erfassen spezifischer Datenpunkte wie Verkaufszahlen nach Region, können aber auch als Ausgangspunkt für komplexere Finanzanalysen mit anderen Business-Intelligence-Tools wie Power BI verwendet werden.

  • Stellen Sie eine mobile App bereit: Mobile Apps sind heute ein wesentlicher Bestandteil jedes Zeit- und Kostenverwaltungssystems und bieten mehrere Vorteile, die Ihre gesamten Geschäftsprozesse verbessern können. Diese ermöglichen es Reisenden, Spesen und geleistete Arbeitszeiten von unterwegs zu übermitteln, ohne sich erneut mit dem Unternehmensnetzwerk verbinden zu müssen; Einige mobile Apps lassen sich auch in Apps von Drittanbietern wie Uber und Lyft integrieren und können es Mitarbeitern ermöglichen, Reisegenehmigungen direkt von ihrem Telefon aus anzufordern, anstatt warten zu müssen, bis sich jemand in der Buchhaltung Ihres Unternehmens bei ihnen meldet.

    Mobile Apps haben auch andere Vorteile, einschließlich der Möglichkeit, Ihr Reisemanagementsystem mit Apps von Drittanbietern wie Uber und Lyft zu integrieren. Auf diese Weise können Ihre Mitarbeiter Fahrten direkt von ihren Telefonen aus anfordern, anstatt darauf warten zu müssen, dass sich jemand in der Buchhaltung des Unternehmens bei ihnen meldet.

    Schließlich können mobile Apps dazu beitragen, den Bedarf an Papierformularen und anderen physischen Dokumenten zu reduzieren. Wenn die Mitarbeiter über ihr Telefon Zugriff auf ihr Zeit- und Spesensystem haben, müssen sie nicht darauf warten, dass jemand in der Buchhaltung ein neues Formular ausdruckt, nur weil sie eines zu Hause vergessen oder am Morgen auf dem Weg zur Arbeit verloren haben. Dies kann Ihrem Unternehmen sowohl Zeit als auch Geld sparen und zur Erhöhung der Sicherheit beitragen, indem die Anzahl der Dokumente reduziert wird, auf die Mitarbeiter physisch zugreifen können. Die Möglichkeit, in Echtzeit auf Informationen zuzugreifen, kann auch für Unternehmen von großem Vorteil sein. Wenn Ihre Mitarbeiter ihre Zeit- und Spesengenehmigungen auf ihrem Telefon überprüfen können, müssen sie nicht warten, bis sie wieder an ihrem Schreibtisch sind, um zu sehen, ob sie eine Genehmigung für ihre Reise erhalten haben oder wie viel ihnen erstattet wird. Sie können beispielsweise Spesenabrechnungen sofort einreichen, anstatt bis zum Ende des Tages oder bis zum Ende einer Geschäftsreise zu warten – was bedeutet, dass Sie sie schneller und häufiger erhalten.

  • Seien Sie jederzeit bereit! Die DCAA kann physische Audits Ihres Arbeitsplatzes durchführen, um sicherzustellen, dass Sie die DOD-Wage-Vorschriften einhalten. Diese werden „Labor Floor Checks“ oder „Interviews“ genannt. Obwohl die Besuche möglicherweise unangekündigt sind, implizieren sie kein Fehlverhalten von irgendjemandem: Sie sind nur eine weitere Möglichkeit für die Regierung, sicherzustellen, dass sie ihre Schulden von den Auftragnehmern erhält. Prüfer möchten möglicherweise sicherstellen, dass die Mitarbeiter zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind und ihre Aufgaben wie zugewiesen erfüllen. Die Mitarbeiter können zu den Zeiterfassungspraktiken des Unternehmens befragt werden und ob klare schriftliche Informationen darüber bereitgestellt wurden, wie eine Zeitkarte einzureichen ist. zum Beispiel. Mitarbeiter müssen in der Lage sein, das Zeiterfassungssystem zu verstehen und zu befolgen, damit alle diese Prüfung bestehen können. Das Nichtbestehen einer Bodenprüfung kann zu kostspieligen Verzögerungen bei Ihrer aktuellen Vertragsarbeit führen und Sie zukünftige Verträge kosten.

Verantwortung ist in jedem Unternehmen wichtig. Für Regierungsaufträge eingereichte Vorschläge müssen DCAA-konform sein, da die DCAA bestimmte Daten im Zusammenhang mit solchen Vorschlägen anfordern kann. Dies kann das Datum sein, auf dem Arbeitspläne und Gemeinkostensätze basieren, und das Buchhaltungssystem, das diese Kosten ermittelt. In der Lage zu sein, diese Informationen schnell und einfach zu geben, kann den Unterschied zwischen dem Gewinnen oder Verlieren eines Auftrags ausmachen. Ein Zeit- und Spesenabrechnungssystem, das direkt in MS Dynamics integriert ist, ist genau die richtige Lösung für die Verwaltung von Daten zur Unterstützung Ihrer Angebotsprojekte – und zur Vermeidung unnötiger Kosten auf der ganzen Linie!

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