1-Klick-Export des Berichts als PDF + automatischer E-Mail-Versand (14-15 Klicks sparen!) mit @ZapObjects Report / View Scheduler App für Dynamics 365 for Sales, Customer Service & Power Apps

Wie viele KLICKS sind erforderlich, um einen Bericht auszuführen und herunterzuladen und ihn per E-Mail an den Kunden zu senden?

Beispielanwendungsfall: Generieren Sie den Bericht: „Gelöste Fälle in den letzten 7 Tagen“ und senden Sie die PDF-Kopie per E-Mail an den Kunden/mehrere Kunden.

Mal sehen, wie viele Klicks es braucht, wenn wir versuchen, dies manuell in Dynamics 365 zu tun:
Klicken Sie auf 1: Kontodatensatz öffnen
Klicken Sie auf 2: Klicken Sie im Menüband auf die Schaltfläche „Bericht ausführen“ – dadurch wird die Liste der Berichte langsam geladen
Klicken Sie auf 3: Klicken Sie auf den gewünschten Bericht „Gelöste Fälle in den letzten 7 Tagen“ – dadurch wird der Bericht langsam in einem anderen Fenster geladen (zusätzliche Klicks: Wenn Sie im Bericht Parameter auswählen müssen, dann ein weiterer Klick)
Klicken Sie auf 4 & 5: Klicken Sie auf das Symbol „Speichern“ und wählen Sie dann das Berichtsformat (z. B. PDF)
Dadurch wird der Bericht heruntergeladen
Klicken Sie auf 6: Zurück zum ursprünglichen Kontodatensatz
Klicken Sie auf 7: Neuen E-Mail-Aktivitätsdatensatz öffnen
Klicken Sie auf 8,9,10: Füllen Sie den E-Mail-Text aus oder (zusätzliche Klicks) verwenden Sie eine vorhandene E-Mail-Vorlage, um den Text auszufüllen
Klicken Sie auf 11: Klicken Sie auf „Datei anhängen“… dies lädt das Anhangs-Unterraster
Klicken Sie auf 12: Klicken Sie auf „…“ über dem Anhang-Unterraster
Klicken Sie auf 13: Klicken Sie auf “Neuer Anhang”
Klicken Sie auf 14: Wählen Sie das PDF des Berichts aus, den wir gerade in den obigen Schritten erstellt haben
Klicken Sie auf 15: „Senden“ Sie nun die E-Mail.

Mit der Zap Report Scheduler App können wir dies jetzt erreichen – mit nur 1-Klick ODER wenn automatisiert, dann 0-Klicks! (statt 15+ Klicks)

Mal sehen, welche verschiedenen Ansätze wir bei der Verwendung verfolgen könnten Zap Report Scheduler-App!

Ansatz 1: Funktion zum Exportieren von Berichten (erfordert 2 Klicks)

Klicken Sie im Angebotsformular auf die Schaltfläche „Bericht exportieren“. Ein kleines Popup-Fenster zeigt alle Konfigurationen an, die für die Angebotsentität erstellt wurden (wie im folgenden Screenshot zu sehen):

Klicken Sie nun auf die Schaltfläche „Generieren“…

Dadurch wird die PDF-Kopie des Berichts exportiert … an eine E-Mail angehängt und automatisch an den Kunden gesendet (vorausgesetzt, “Automatisches Senden von E-Mails” ist aktiviert)!

Ansatz 2: 1-Klick-Aktionsschaltfläche (erfordert 1 Klick)

Wenn Sie die Klicks weiter reduzieren möchten (im Vergleich zu Ansatz 1) … können Sie dem Angebotsformular eine spezielle Schaltfläche “Angebot per E-Mail senden” hinzufügen, wie im folgenden Screenshot gezeigt:

Wenn Sie diese Schaltfläche zum Angebotsformular hinzufügen (aus dem Formularanpassungsbereich) … müssen Sie die GUID “Formularkonfiguration exportieren” angeben … wenn also der Benutzer auf diese Schaltfläche “Angebot per E-Mail senden” klickt … liest unsere App automatisch die Konfigurationsdaten (welcher Bericht ausgeführt werden soll… welches Format exportiert werden soll… ob an eine E-Mail angehängt oder heruntergeladen werden soll… welche E-Mail-Empfänger… welche E-Mail-Vorlage… usw. und die erforderliche Aktion ausführt…

Ansatz 3: Flow / Workflow verwenden (erfordert 3 Klicks)

Sie können einen Trigger-Report-Scheduler-Konfigurationsdatensatz erstellen, der vom Flow/Workflow aufgerufen werden kann. Sie können diesen OnDemand-Flow/Workflow dann für die Kontodatensätze ausführen, und automatisch wird das PDF des Fallberichts generiert und an diese Kunden gesendet.

Einzelheiten zur Funktionsweise finden Sie im Blog: Automatically generate Invoice PDF (from Report) through Power Automate OR Workflow and send in email to Customer (Link)

Ansatz 4: Vollautomatisch (0 Klicks)

Einzelheiten zur Einrichtung finden Sie im KB-Artikel: Automatische E-Mail mit Berichten (als PDF) an Kunden oder Partner senden (z )

Aktuelle Zap-Updates (Oktober 2022)

1. Neue App veröffentlicht: Zap Case Time Entry App: Verfolgen und protokollieren Sie die von Support-Mitarbeitern für Fälle aufgewendete Zeit direkt aus dem Fallformular (entweder mithilfe der integrierten Timer-Funktion oder manuell durch manuelles Hinzufügen von Start- und Endzeiten oder Dauer)!

Die nächste Version mit Arbeitszeittabellen-Verwaltungsfunktionen wird im August 2022 veröffentlicht!

2. Neue Version veröffentlicht: Zap Helpdesk App (v44.1.1.9) :Eine Super-Major-Version von Zap Helpdesk wurde jetzt veröffentlicht. Einige der neuen Funktionen sind: Fallverlauf, E-Mail-Antwort – mit der Möglichkeit, den vollständigen E-Mail- und Portalverlauf in alle neuen Antworten an Kunden aufzunehmen, ein dediziertes Benachrichtigungsmodul mit allen integrierten Standardbenachrichtigungen, E-Mail-Befehle und vieles mehr!

3. Neue Version veröffentlicht: Zap Report / View Scheduler App (v 32.1.1.9):
1. Beim Planen von Excel- oder Word-Vorlagen … kann der Benutzer jetzt sogar “Geteilte” persönliche Excel-Vorlagen und “Geteilte” persönliche Ansichten auswählen
2. Automatische Wiederholung der Berichterstellung mit der Option „Bericht planen“: Wenn die Berichterstellung aus irgendeinem Grund fehlschlägt (z. B. wenn der Berichtsserver ausgelastet ist), bieten wir die Option, die Berichtsausführung nach 1 Minute erneut zu versuchen … und dann erneut, wenn es fehlschlägt, dann nach 10 Minuten. Dieser Wiederholungsmechanismus würde eine Zustellung von 99,99 % garantieren.

Author: admin

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