Der vereinfachte Leitfaden zur Dynamics 365-Datenintegration und -migration

In jeder Microsoft Dynamics-Implementierung benötigen Sie Daten. Ohne gute Daten können Sie aus Dynamics oder anderen CRM- oder ERP-Systemen nicht das bekommen, was Sie brauchen.

Aber wo sind diese Daten, wenn Sie zum ersten Mal eine Dynamics-Implementierung starten?
Meistens liegen die benötigten Daten bereits in anderen Systemen oder in digitaler Form irgendwo im Unternehmen vor.

Um diese Daten von dort, wo sie sich gerade befinden, dorthin zu bringen, wo sie benötigt werden – Microsoft Dynamics – müssen Sie Folgendes durchlaufen:

  • a Dynamics 365-Datenmigration Prozess – wenn Sie die Daten nur einmal importieren wollen – oder
  • a Dynamics 365-Datenintegration Prozess – wenn Sie möchten, dass die Daten ständig aus einem anderen System in Dynamics eingespeist werden.

Dynamics 365-Datenintegrations- und -migrationsprojekte sind herausfordernde Projekte. Es gibt viele Dinge, die schief gehen können, viele Dinge, die Sie vielleicht übersehen, und viele Dinge, die viel länger dauern könnten, als Sie erwartet haben.

Dennoch glauben wir, dass diese Art von Projekten reibungslos verlaufen kann, auch wenn sie kein Zuckerschlecken sind. Um Ihnen zu helfen, diese reibungslose Erfahrung zu machen, werden wir in diesem Artikel einen vereinfachten Leitfaden für diese beiden Prozesse durchgehen und Ihnen Strategien und Alternativen vorstellen. Ich hoffe, Sie können diesen Leitfaden als Checkliste verwenden, um sicherzustellen, dass Sie keinen Aspekt übersehen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Dynamics 365-Datenintegration und -migration

  1. Welches Datum?
    Finden Sie heraus, welche Daten bereits vorhanden sind und wo sich diese Daten befinden
  2. Dynamics 365-Datenintegration oder -migration?
    Entscheiden Sie, welche Daten nur einmal migriert werden sollen und welche Daten eine Systemintegration erfordern
  3. Sind meine Daten sauber?
    Bewerten Sie, ob es Inkonsistenzen, Duplikate oder fehlende Werte gibt
  4. Was ist das beste Werkzeug für den Job?
    Entscheiden Sie sich für das Werkzeug
  5. Wohin extrahieren Sie Daten?
    Extrahieren Sie Daten aus Ihrem aktuellen System
  6. Wie viele Transformations- und Ladezyklen?
    Transformieren Sie die Daten aus Ihrem aktuellen System und laden Sie sie in das neue System
  7. Sind die Daten in Dynamics 365 genau und vollständig?
    Überprüfen Sie die Genauigkeit der Daten

Eine Anmerkung, um das zu betonen Die Datenmigration muss sehr früh im Prozess beginnen. Diese Fragen sollten Sie sich bereits vor dem Kickoff der Microsoft Dynamics-Einführung stellen und direkt nach dem Kickoff-Meeting mit Ihrer Datenmigration oder -integration beginnen.

Schritt 1 – Welche Daten?

Sehen Sie sich Ihr Dynamics 365-System an. Welche Art von Entitäten werden Sie speichern? Gibt es irgendwo schon ähnliche Daten? Wo ist es? Wem gehört es?

Sobald Sie die Antworten auf diese Fragen haben, entscheiden Sie, wie viele Daten Sie in das neue Dynamics 365-System einbringen möchten. Stellen Sie fest, ob alle Daten, die Sie in Betracht ziehen, benötigt werden, indem Sie fragen: “Wofür werde ich diese Daten verwenden?”. Je mehr Daten Sie einbringen, desto mehr Historie haben Sie in Ihrem System. Aber je mehr Daten Sie einbringen, desto mehr wird es kosten – sowohl in Bezug auf Zeit als auch Aufwand.

Es ist auch wichtig zu wissen, welches der ursprünglichen Systeme das größte Datenvolumen hat und auch welche Entitäten/Tabellen die größte Anzahl von Datensätzen haben.

Wenn Daten aus mehreren Systemen eingehen, müssen Sie sich auch entscheiden welches das Mastersystem ist. Oft führen Sie Ihre Dynamics-Implementierung durch, weil Sie keine einzige Quelle der Wahrheit für Ihre Daten hatten – und Dynamics wird es jetzt sein. Wenn dies der Fall ist, sollten Sie bestimmen, welche Quelle in Situationen „gewinnt“, in denen die Daten aus zwei Quellen nicht identisch sind.

Schritt 2 – Dynamics 365-Datenintegration oder -migration?

Wenn Sie Daten von Ihrem/Ihren aktuellen System(en) in Ihr neues Microsoft Dynamics 365-System verschieben möchten und dies nur einmal tun möchten, wird der Prozess als a bezeichnet Dynamics 365-Datenmigration. Normalerweise durchlaufen Sie die Schritte E (Extrahieren), T (Transformieren) und L (Laden). Normalerweise führen Sie mehrere Iterationen durch, aber alle finden vor dem Go-Live statt und nur die letzte “zählt”.

Wenn Sie andererseits regelmäßig Daten aus bestehenden Systemen abrufen müssen, benötigen Sie eine Dynamics 365-Datenintegration, was bedeutet, dass die bestehenden Systeme und Dynamics miteinander kommunizieren und die Daten weiterhin automatisiert in Dynamics gelangen. CRM-Datenintegrationsprojekte verschieben manchmal auch einige Daten umgekehrt: von Dynamics in andere Systeme. Dies können entweder Systeme sein, die bereits vorhanden waren und die Sie ohne manuelle Arbeit auf dem neuesten Stand halten möchten, oder Systeme, die Sie neben Dynamics implementieren möchten, um ein bestimmtes Feature oder eine bestimmte Funktionalität zu erhalten.

Schritt 3 – Sind meine Daten sauber?

Meistens, Die Daten im Originalsystem sind nicht sauberwas bedeutet, dass es gibt Ungereimtheiten, Duplikate Oder fehlende Werte. Wie können Sie sicherstellen, dass die Probleme in Dynamics nicht weitergehen (und sich wahrscheinlich verschlimmern)? Sie müssen Ihre Daten bereinigen, bevor Sie fortfahren.

Wir empfehlen die Entwicklung eines Datenregelbuch damit allen Beteiligten klar ist, wie das sein soll. Dieses Regelwerk legt die Standards fest für:

  • Welche Art von Daten wird erwartet
  • Welches Format sollen Textdaten haben?
  • Welche Angaben sind Pflichtangaben
  • Umgang mit Duplikaten

Schritt 4 – Was ist das beste Werkzeug für den Job?

Sobald Sie eine allgemeine Vorstellung von den Daten haben, die migriert oder integriert werden sollen, sollten Sie das richtige Tool für die Migration untersuchen und bestimmen. Das von Ihnen gewählte Tool wirkt sich letztendlich darauf aus, wie Sie Ihre Daten extrahieren, transformieren und laden.

Es sind mehrere Tools mit vorgefertigten Funktionen verfügbar, die Ihnen beim Extrahieren, Übertragen und Laden von Daten in Dynamics 365 helfen, sodass Sie mit solchen Tools einen großen Vorsprung haben. Wo ist also der Haken?

In Bezug auf die Werkzeuge liegt der Kompromiss normalerweise zwischen

  • Passt sich gut an Ihre spezifischen Bedürfnisse an
  • Sofort einsatzbereit

Das richtige Tool hängt auch von der Art von Dynamics 365 ab, die Sie implementieren.

Bei Connecting Software haben wir Lösungen entwickelt, die innerhalb weniger Stunden bis zu wenigen Tagen an Ihre spezifischen Bedürfnisse angepasst werden können:

Diese basieren alle auf unserer Integrationsplattform Connect Bridge und ihren Konnektoren. Connect Bridge ist eine bewährte Lösung, die seit über einem Jahrzehnt auf dem Markt ist und viel Kundenliebe von Kunden erhalten hat

Echte Anwendungsfälle bei Dynamics Success Stories:

Verbindung von Microsoft Dynamics 365 Sales und Customer Service, SAP und Gmail

Supermarktkette erhält vorhandene Daten automatisch in Dynamics 365

Wenn Sie eines der oben genannten Tools für ein Migrationsprojekt nutzen können, werden Sie feststellen, dass die Anzahl der Iterationen geringer ist, und Sie können Ihren Go-Live früher planen – und sich an den Zeitplan halten! Wenn es sich um ein Integrationsprojekt handelt, sind die Vorteile größer, da sie fortlaufend sind. Die Verwendung von Konnektoren garantiert, dass von Ihrer Seite keine Wartung erforderlich ist, wenn Dynamics oder die anderen Systeme aktualisiert werden.

Schritt 5 – Wohin extrahieren Sie Daten?

Abhängig vom im vorherigen Schritt ausgewählten Tool müssen Sie sich darüber möglicherweise keine Gedanken machen, aber meistens müssen Sie beim Extrahieren von Daten einen Platz zum Parken finden, damit Sie sie dann transformieren können. Mit diesem Zwischenspeicherort erhalten Sie eine Sandbox, in der Sie Transformationsskripte testen können, ohne die Originaldaten möglicherweise zu beschädigen. Dies ist besonders wichtig, wenn es sich um Live-Quelldaten handelt.

Schritt 6 – Wie viele Transformations- und Ladezyklen?

Auch dieser Transformations- und Ladeschritt hängt stark von dem in Schritt 4 gewählten Tool ab. Dennoch müssen Sie sich darüber im Klaren sein, dass dieser Schritt normalerweise mehrere Iterationen oder Zyklen, normalerweise drei oder mehr, während Ihres Implementierungsprojekts umfasst.

Eine Datenmigrationsiteration oder -zyklus ist ein Versuch, die Daten aus dem Quellsystem zu extrahieren, sie in das für Dynamics 365 benötigte Format umzuwandeln und sie dann in Dynamics 365 zu laden und die Daten zu validieren.

Die erste Iteration funktioniert als technische Vorschau. In dieser Iteration ist es Ihnen egal, wie gut die Daten sind. Sie möchten nur überprüfen, ob die technischen Verbindungen funktionieren und die Daten in Dynamics 365 gelangen können.

Die Iterationen in der Mitte funktionieren als Trockenübungen und kommen dem endgültigen Ziel hoffentlich jedes Mal näher. Ihre Go-Live-Iteration wird die letzte sein.

Schritt 7 – Sind die Daten in Dynamics 365 korrekt und vollständig?

Die Datenvalidierung ist der letzte Schritt. Es ist entscheidend und muss gut dokumentiert werden. In diesem Schritt sollten Sie auf Vollständigkeit, Datenqualität und Formatierung achten. Sie können mit der Überprüfung der Datensatzanzahl beginnen und dann mit der visuellen Inspektion, dem Vergleich von Datensätzen zwischen Quelle und Ziel, Funktionstests kritischer Szenarien und Benutzerakzeptanztests (UAT) fortfahren.

Nächste Schritte

Nachdem Sie all diese Schritte berücksichtigt haben, hoffe ich, dass Sie besser verstehen, was ein Dynamics 365-Datenintegrations- oder -migrationsprojekt beinhaltet. In den nächsten Schritten wird es sicherlich darum gehen, zu sehen, wie dies zu Ihrem spezifischen Szenario passen kann. Erstellen Sie Ihren Plan und gehen Sie mit ihm.

Haben Sie vorerst einige Fragen, die Sie beantwortet haben möchten? Möchten Sie eine technische Vorschau mit einem unserer Dynamics 365 Datenintegrations- und Migrationstools ausprobieren?

Wir würden uns sehr freuen, ein kurzes Web-Meeting zu vereinbaren, um Ihnen die Tools vorzustellen. Denk darüber nach; Sie können sogar eine kostenlose Testversion erhalten und das Tool mit Ihren eigenen Daten ausprobieren.

Jetzt sind Sie am Zug.

Wollen Sie ernsthaft ein reibungsloses Dynamics 365-Datenintegrations- oder -migrationsprojekt?

Durch Ana Neto, Verbindungssoftware.

Connecting Software erstellt Integrations- und Synchronisationssoftware. Wir sind seit fast zwei Jahrzehnten auf dem Markt. Wir sind weltweit tätig und wund sind außerdem stolzer „Top Member“ und „Top Blogger“ beim CRM Software Blog.

Der Beitrag The Simplified Guide to Dynamics 365 Data Integration and Migration erschien zuerst im CRM Software Blog | Dynamik 365.

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Author: admin

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