5 erweiterte Funktionen, die Sie in Ihrer Dynamics 365-Kalendererweiterung haben sollten

Unternehmen haben begonnen, Kalender aggressiv zu verwenden, nachdem sie die Bedeutung der Tagesplanung und ihre Auswirkungen auf die Produktivität gelockert hatten.

Aber Kalender mit grundlegenden Funktionen reichen aus der Sicht einer Organisation nicht aus. Abgesehen von der regelmäßigen Verwendung des Kalenders kann er Ihrer Organisation mit mehr Funktionen helfen, wenn Sie etwas mehr daran tun.

Wir haben aktuelle Probleme untersucht, mit denen Organisationen konfrontiert sind, die Kalender als Erweiterung von Dynamics 365 verwenden. Wir haben herausgefunden, was Sie tun können, um Ihrem Unternehmen weitere Vorteile zu bieten.

Die Funktionen, die wir besprechen werden, sind meistens erweiterte Versionen der bestehenden Kalenderfunktionen. Wenn Sie sie interessant finden, können Sie Ihren Dienstanbieter bitten, sie Ihrem Kalender hinzuzufügen.

Lassen Sie uns herausfinden, wie ideal Kalender sein sollten:

Meeting-Links mit Formularen

Kalender bieten einen Meeting-Link, über den potenzielle Kunden einen Termin buchen können. Das Verkaufsteam sortiert es normalerweise manuell und gibt es an die Teammitglieder weiter.

Wenn Sie alle Termine mit gleichen Prioritäten behandeln, können Sie tatsächlich Kunden verlieren. Sie sollten in der Lage sein, hochwertige Leads schnell zu identifizieren. Und um das zu wissen, müssen Sie grundlegende Informationen über sie haben, wie Branche, Unternehmensgröße, Standort usw.

Sie benötigen Formulare, um all diese grundlegenden Informationen zu haben, um die Leads zu qualifizieren und sie an die jeweiligen Teammitglieder weiterzuleiten. Die Formulare sollten einfach und kurz sein und nur grundlegende Informationen enthalten.

Laut einem der Berichte 82% der Kunden möchten eine schnelle Antwort auf vertriebs- oder marketingbezogene Anfragen. Wenn Sie Stunden brauchen, um sie zurückzuholen, können sie abheben. Dies möchten Sie nicht, insbesondere bei hochwertigen Leads.

Du hast ein 50% Chance, das Geschäft abzuschließen, wenn Sie unter den anderen zuerst auf den Interessenten reagieren. Warum also einen Moment verschwenden, um einen Kunden zu verlieren?

Ihr Kalender sollte eine Funktion haben, die Fragen und grundlegende Informationen stellt, bevor der Buchungslink angegeben wird. Im Backend wird je nach Branchenart und -größe direkt an die richtige Person weitergeleitet.

Langformen funktionieren hier nicht. Sie müssen sicherstellen, dass Sie nur relevante Fragen stellen und dass die Interessenten das Formular innerhalb einer Minute ausfüllen können. Sie können ihnen eine Dankesnotiz zeigen, nachdem Sie ihnen den Meeting-Link, die Uhrzeit und das Datum mitgeteilt haben.

Umfrage zum Abschluss einer Teambesprechung

Es ist schwierig, einen gemeinsamen Zeitpunkt zu finden, um ein Teammeeting mit Teamkollegen in verschiedenen Zonen zu planen. Das manuelle Finden einer gemeinsamen Zeit, die für alle eingeladenen Personen funktioniert, ist eine zeitaufwändige Aufgabe.

Manager oder andere Personen, die das Meeting in Ihrer Organisation planen, sollten keine wertvolle Zeit damit verbringen, nach einem Recht zum Planen eines Meetings zu suchen.

Aus diesem Grund sind wir der Meinung, dass Kalender ein Abfragesystem haben sollten. Warum fragen Sie die Eingeladenen nicht nach ihrer bevorzugten Zeit, anstatt davon auszugehen und das Meeting zu verschieben?

Der Meeting-Organisator teilt die Meeting-Umfrage mit allen Eingeladenen mit mehreren Zeitfenstern. Das Zeitfenster, auf das sich alle einigen, wird festgelegt.

Wenn sich jemand in einer anderen Zeitzone befindet, sollte der Kalender ihn automatisch in die jeweilige Zeitzone übersetzen. Daher sind Meeting-Umfragen eine der besten Möglichkeiten, um ein einmaliges Meeting zu planen, und der Gastgeber versucht, die gemeinsame Zeit zwischen allen Eingeladenen herauszufinden.

Diese Funktion kann zur Besprechungsplanung hinzugefügt werden. Wenn jemand versucht, ein Meeting zu planen, werden Sie gefragt, ob Sie eine Umfrage durchführen möchten oder nicht. Und wenn sie sich für eines entscheiden, können sie das Meeting planen, sobald alle eingeladenen Personen ihre bevorzugten Zeitfenster ausgewählt haben und das Ergebnis vor sich haben.

Integration mit Videoanruf-Apps

Wenn Sie ein Meeting manuell planen, gibt es unendlich viel Raum für Fehler. Möglicherweise vergessen Sie, einige Details hinzuzufügen. Für virtuelle Anrufe verwenden Unternehmen normalerweise Videoanruf-Apps wie Zoom.

Was ist, wenn Sie vergessen, den Zoom-Meeting-Link zu dem gerade angesetzten Meeting hinzuzufügen, und dies vor Beginn des Meetings bemerken? Es kann Panik auslösen, und Sie müssen Details senden oder sie danach persönlich aktualisieren.

Aber ein idealer Kalender sollte diese Funktion haben. Der Kalender sollte in die Videoanruf-App integriert werden. Es generiert automatisch einen Videokonferenz-Link für die von Ihnen organisierte Veranstaltung. Selbst wenn Sie das Meeting absagen oder verschieben, können die Details sofort aktualisiert werden.

Beim Planen eines Meetings müssen Sie die Videoanrufplattform auswählen, die Sie für den Veranstaltungsort verwenden. Der Kalender fügt also automatisch den Meeting-Link in die Beschreibung ein. Somit erhalten alle eingeladenen Personen die Besprechungsdetails zusammen mit der Einladung.

Nur Zugriff auf allgemeine Aufgaben/Ereignisse anzeigen

Manager bemühen sich stets, sicherzustellen, dass alle standardisierten Best Practices folgen. Als Lösung notieren sie alle zu befolgenden Vorgehensweisen zusammen mit den Aufgaben.

Diese Details können mit allen Teammitgliedern geteilt werden, sodass jeder seine Aufgabe mit Standardverfahren erledigt. Sie können die Manager aktualisieren, sobald ihre Aufgabe erledigt ist.

Manager sehen oft, dass die Details manipuliert werden, oder das Team aktualisiert seinen Fortschritt darin. Es besteht die Möglichkeit, dass wichtige Dinge manipuliert werden und andere im Team falsche Informationen erhalten.

Jede Organisation hat einen festgelegten Prozess, dem das Team folgen muss. Aber wenn nicht jeder im Team es verwendet oder befolgt, wird der Prozess nicht funktionieren.

Organisationen beschweren sich oft darüber, dass jeder seinen Prozess verfolgt und nicht den, den er sollte. Sie bearbeiten und erstellen ihre Ereignistypen. Dies kann zu unterschiedlichen Ausgaben führen.

Aber Organisationen können die Ereignisdetails sperren und sie mit allen in der Organisation teilen. Niemand außer dem Besitzer dieses Ereignisses kann Änderungen vornehmen.

Wenn Sie beispielsweise möchten, dass Ihr Vertriebsteam allen Leads von Dynamics dieselbe Frage stellt, können die Manager dieses Ereignis sperren. Wenn also die Vertriebsmitarbeiter eine Schmelze planen, haben sie alle die gleiche Frage.

Sie können Besprechungsbeschreibungen, Benachrichtigungsdetails, eingeladene Fragen und andere Details sperren, insbesondere für das Verkaufsteam, das in unmittelbarem Kontakt mit Kunden steht.

Gleichmäßige Verteilung der Meetings

Wie oben besprochen, besteht die Möglichkeit, dass einige Teammitglieder mehr Termine bekommen und andere weniger, wenn wir die Terminverteilung automatisieren. Das ist eine ungerechte Verteilung der Arbeit.

Mitarbeiter würden solche Situationen nicht zu schätzen wissen, daher ist es wichtig, die Anzahl der Termine zu verfolgen, die Vertriebsmitarbeitern zugewiesen werden.

Das bringt uns zur nächsten Funktion, die Kalender haben müssen. Der Kalender sollte nachverfolgen, wie viele Besprechungen jedem Teammitglied zugewiesen sind.

Wenn jemandem mehr Meetings zugewiesen wurden, werden ihm keine weiteren Meetings zugewiesen, es sei denn, die Anzahl der anderen Teammitglieder entspricht der Anzahl.

Die Verteilung der Arbeitsbelastung zwischen den Teammitgliedern würde sicherstellen, dass keine Ihrer Teammitglieder überlastet werden müssen. Alle sollten gleich behandelt werden.

Niemand muss ihm zugewiesene Aufgaben manuell zuweisen oder berechnen. Alles lässt sich automatisieren. Wenn es Aufgaben mit Priorität gibt, können Administratoren die dem Verkaufsteam zugewiesenen Aufgaben ändern.

Wie Sie diese Funktionen zu Ihrem Kalender hinzufügen

Wenn Sie bereits einen Kalender für Ihr Dynamics 365 verwenden und eine der oben beschriebenen Funktionen wünschen, können Sie Ihren Dienstanbieter darauf ansprechen. Sie können es für Sie entwickeln und Ihrem Kalender hinzufügen.

Wenn Sie keine Kalendererweiterung haben und diese zu Ihrem CRM hinzufügen möchten, können Sie ein zertifiziertes Entwicklungsunternehmen finden, das Kalendererweiterungen verkauft. Fragen Sie sie, ob Sie diese Funktionen haben möchten, wenn sie sie nicht haben.

Die meisten Entwicklungsunternehmen sind immer offen für Vorschläge und passen ihr Produkt gerne an die Geschäftsanforderungen ihrer Kunden an.

Identifizieren Sie, wer diese Funktionen benötigt

Obwohl alle Funktionen Ihnen beim Sortieren helfen können, müssen Sie nicht alle in Ihrem Kalender haben.

EIN: Wenn Sie den Kalender überhaupt nicht verwenden, ermitteln Sie zunächst, welche Abteilung in Ihrem Unternehmen ohne den Kalender am stärksten betroffen ist. Wenn Sie das erkannt haben, gehen Sie alle grundlegenden und erweiterten Funktionen durch (die in diesem Blog besprochen werden). Identifizieren Sie, welche erweiterten Funktionen Sie benötigen würden. Listen Sie alle Ihre Anforderungen auf. Dies erleichtert es Ihnen, der Entwicklungsfirma Ihre Seite der Geschichte zu erklären.

B: Wenn Sie Dynamics 365 Calendar bereits als Erweiterung für Ihr CRM verwenden, können Sie Ihre Organisation befragen. Fragen Sie Ihre Mitarbeiter, vor welchen Herausforderungen sie auch nach der Nutzung des Kalenders noch stehen. Listen Sie all diese Herausforderungen auf. Prüfen Sie, ob die oben beschriebenen Funktionen Ihnen bei der Lösung des Problems helfen können. Wenden Sie sich an Ihren Dienstleister und schildern Sie Ihre Herausforderungen. Fragen Sie sie nach den oben beschriebenen Funktionen, wenn Sie sie nicht in Ihrem Kalender haben. Wenn es etwas gibt, das die Probleme Ihres Unternehmens lösen kann, passen sie es gerne für Sie an.

Der Beitrag 5 erweiterte Funktionen für Ihre Dynamics 365-Kalendererweiterung erschien zuerst im CRM-Software-Blog | Dynamik 365.

.

Author: admin

Leave a Reply

Your email address will not be published.