Besprechungsplanung leicht gemacht: Neue Verbesserungen der Besprechungsverwaltung

Untersuchungen zeigen, dass Menschen durchschnittlich 30 Minuten damit verbringen, ein Meeting zu planen.

Die andere Studie zeigt, dass es in allen Arten von Organisationen durchschnittlich 8 Meetings pro Woche gibt.

Wenn Sie beide oben genannten Fakten zusammenzählen, sind es 4 Stunden pro Woche. Diese vielen Stunden, um nur ein Meeting zu planen!

Manager haben oft Schwierigkeiten, Besprechungen zu planen, insbesondere wenn die eingeladenen Personen aus verschiedenen Teams und Zeitzonen stammen. Es ist ein Kampf, den richtigen Zeitpunkt für die Verfügbarkeit aller zu finden.

Selbst das Planen eines Meetings mit Kunden (Nicht-CRM-Benutzern) ist eine schwierige Aufgabe. Aber wir haben eine Lösung für alle Ihre Probleme. Unser Dynamics-Kalender ist etwas, das all Ihre Probleme beseitigen kann.

Angenommen, Sie wissen nicht, wer in Ihrem Unternehmen einen Kalender benötigt. Weiter lesen!

Wer kann das Calendar 365-Plug-in verwenden?

Jede Organisation, die Dynamics 365 verwendet, kann das Calendar 365-Plugin verwenden. Allerdings stehen nicht alle Abteilungen Ihres Unternehmens ohne einen Kalender vor großen Herausforderungen. Aber es wird Vertrieb, Marketing oder andere Abteilungen geben, für die der Kalender eine revolutionäre Integration wäre. Zuerst müssen Sie herausfinden, wer in Ihrer Organisation ernsthaft einen Kalender braucht. Sobald Sie das wissen, können Sie das Jahresmodell abonnieren. Wir helfen bei allen Integrationsprozessen und unterstützen. Wir werden an Ihrer Seite sein, bis Sie das Produkt gut verstanden haben.

Die nächste Frage ist, warum Sie einen Kalender verwenden sollten. Bei welchen Herausforderungen kann Ihnen ein Kalender helfen? Lass es uns herausfinden.

Herausforderungen bei der Planung eines Meetings und Lösungen

1. Haben Sie Probleme bei der Bewältigung Ihrer täglichen Aktivitäten?

Ihre Mitarbeiter haben an einem Tag viele kleinere und größere Aufgaben zu erledigen. Manchmal nehmen kleinere Aufgaben so viel Zeit in Anspruch, dass Sie nicht wissen, wo der halbe Tag hingeht. Ihnen würde am Ende des Tages nicht genug Zeit bleiben, um die großen Aufgaben zu erledigen.

Lösung: Deshalb bedarf es einer ordentlichen Planung. Eine kluge Tagesplanung kann Ihren Tag produktiver machen. Wir empfehlen Ihnen, Aufgaben für alle Arten von Aktivitäten zu erstellen, die Sie an einem Tag erledigen müssen. Erstellen Sie auch Aufgaben für kleinere Aufgaben. Mit unserem Dynamics 365 Kalender ist es einfach, Aktivitäten zu erstellen. Der Kalender ruft Daten aus dem CRM ab, wodurch es extrem einfach ist, eine Aufgabe zu erstellen. Sie können auch Geburtstage und andere Ereignisse hinzufügen und verpassen keine Gelegenheit zum Feiern.

2. Wie verwalten Sie die Verfügbarkeit Ihrer Mitarbeiter?

Die Zuweisung von Aufgaben an Ihr Team ist nicht so einfach, wie es aussieht. Sie müssen deren Verfügbarkeit prüfen und gleichzeitig sicherstellen, dass alle Aufgaben mit hoher Priorität termingerecht erledigt werden. Es beinhaltet viel Hin und Her, da die Manager immer wieder die Verfügbarkeit ihres Teams prüfen und die Aufgabe dann entsprechend zuweisen müssen.

Lösung: Um dieses Problem zu lösen, verfügt unser Kalender über Funktionen, die Ihnen helfen können, Ihre Ressourcen zu verwalten, um dieses Problem zu lösen. Es ermöglicht Benutzern, Urlaubsanträge aus dem Kalender selbst hinzuzufügen. Der Genehmiger kann es aus dem Kalender heraus genehmigen. Da Sie ihre Verfügbarkeit aus dem Kalender kennen, ist es einfach, sie beim Zuweisen von Aufgaben zu überprüfen. Es würde Sie davor bewahren, eine dringende Aufgabe versehentlich jemandem zuzuweisen, der bereits im Urlaub ist.

3. Wie schwierig ist es, Termine zu buchen, insbesondere bei Kunden?

Das Planen eines internen Meetings ist möglicherweise nicht so schwierig, da Sie sie sehen oder sich per E-Mail oder Chat unterhalten können. Aber wenn ein Kunde einen Termin buchen möchte, wird es für ihn schwierig, eine Zeit zu finden, die für alle passt. Es braucht viele E-Mail-Konversationen, um ein 30-minütiges Meeting abzuschließen. Dies erhöht den Druck auf die Manager erheblich, zumal sie ständig ihre E-Mails abrufen müssen, da verspätete Antworten Ihre potenziellen Kunden abschrecken können. Warum sollte es auch intern schwierig sein, einen Termin zu buchen?

Lösung: Um dieses Problem zu lösen, hat unser Team eine Funktion entwickelt, mit der Sie ganz einfach ein Meeting planen können. Mit dieser Funktion können Sie Ihre Arbeitszeiten oder die Slots, die Ihnen zur Verfügung stehen, hinzufügen. Sobald Sie diese hinzugefügt haben, wird ein Meeting-Link erstellt. Sie können diesen Link intern und mit Ihren Kunden teilen. Sie müssen kein CRM-Benutzer sein. Über den Meeting-Link kann auch jeder Nicht-CRM-Benutzer ein Meeting planen. Sobald sie den Link öffnen, können sie die verfügbaren Zeitfenster sehen. Sie können das für sie passende auswählen und den Termin bestätigen. Sobald ein Meeting angesetzt ist, werden Sie per E-Mail über Zeit und Person benachrichtigt. Dadurch werden alle E-Mails gelöscht, die erforderlich waren, um einen Termin für ein Meeting zu finden. Jeder mit einem Link kann im Handumdrehen einen Termin vereinbaren.

4. Sind Ihre Teammitglieder immer verwirrt darüber, wer woran arbeitet?

Mitarbeiter finden es schwierig, Antworten zu finden, wenn sie nicht wissen, wen sie fragen sollen. Dieses Problem tritt auf, wenn Teams remote sind. Die Kultur der Ferne inspirierte Unternehmen dazu, Mitarbeiter aus der ganzen Welt einzustellen. Wenn Sie also Teamkollegen auf der ganzen Welt sitzen haben, wissen diese möglicherweise nicht, wer an welcher Aufgabe arbeitet. Sie sind nicht um dich herum, die du einfach fragen kannst. Es schafft Verwirrung, insbesondere wenn mehrere Personen an derselben Aufgabe arbeiten.

Lösung: Der einfachste Weg, diese Herausforderung anzugehen, besteht darin, die Kalender mit Ihren Teamkollegen zu teilen. Angenommen, Sie haben alle Ihre Aufgaben zu Ihrem Kalender hinzugefügt. Jetzt können Sie diesen Kalender mit all Ihren Teamkollegen teilen. Wenn sie Fragen oder Fragen zu einem Thema haben, können sie sich schnell an Sie wenden. Darüber hinaus hilft das Teilen von Kalendern auch bei der Planung eines Meetings. Das höhere Management ist vor allem in Meetings beschäftigt. Wenn Sie ein Meeting mit jemandem vereinbaren möchten, der immer in Meetings beschäftigt ist, können Sie seinen Zeitplan überprüfen und einen Platz für sich selbst finden. Daher sind teilbare Kalender die perfekte Lösung, um alle auf derselben Seite zu haben. Wenn jemand Fragen zu seiner Aufgabe hat, kann er seine Teamkollegen fragen, die an derselben Aufgabe gearbeitet haben. Es schafft auch ein Wettbewerbsumfeld unter Teamkollegen, das ihre Produktivität verbessern muss.

5. Haben Sie alles in einem Kalender zusammengefasst?

Kalender sind hilfreich, um Ihren Tag zu vereinfachen, indem Sie Ihren Tag in kleine Abschnitte unterteilen. Aber Sie vereiteln seinen Zweck, wenn Sie es mit zufälligen Aufgaben oder Aktivitäten aufhäufen. Es wird viel Verwirrung geben, wenn Sie alles zu einem Kalender hinzugefügt haben. Vor allem verschiedene Arten von Aktivitäten. Am Ende des Tages würdest du nicht wissen, wie viel du erreichen könntest.

Lösung: Wenn ein Kalender für Verwirrung sorgt, erstellen Sie mehrere Kalender. Unser Kalender ermöglicht es Ihnen, mehrere Kalender mit denselben oder unterschiedlichen Entitäten zu speichern. Sie können diese Kalender mit verschiedenen Filtern erstellen. Sie können sie farblich kennzeichnen, um eine bessere Visualisierung zu erhalten. Daher ist es hilfreich, wenn Sie Details zu nur einer Art von Aufgabe wissen möchten.

6. Stellen Sie nur Meeting-Erinnerungen ein?

Die meisten Mitarbeiter verwenden Kalender als Erinnerung für Besprechungen. Kalender sind die beste Möglichkeit, Ihre täglichen Aufgaben zu verwalten, nicht nur Meetings. Sie sollten sich nicht abmühen, Ihre Aufgabe zu erledigen, weil Sie die Zeit vergessen.

Lösung: Warum sollten Sie eine Funktion nur verwenden, um Sie vor einem Meeting zu erinnern, wenn Sie dieselbe für verschiedene Zwecke verwenden können? Sie können Erinnerungen für Aufgaben festlegen, insbesondere für Aufgaben mit hoher Priorität. Wenn Sie eine Erinnerung haben, müssen Sie sich am Ende des Tages nicht beeilen. Erinnerungen halten Sie auf dem Laufenden und Sie haben Ihren Tag sortiert. Sie erhalten Erinnerungen vor Pop-ups und E-Mails. Sie können den Zeitpunkt der Benachrichtigung bestimmen; wie viel früher Sie es wollen. Mit unserem Kalender können Sie benutzerdefinierte oder Google Kalender-Feiertage und -Ereignisse anzeigen. Sie müssen nicht mehrere Tools verwalten, um verschiedene Dinge zu erhalten. Es ist eine One-Stop-Lösung für alle Ihre Probleme und Anforderungen.

Appjetty hat im Laufe der Jahre eng mit Kunden zusammengearbeitet und wir verstehen Ihre Herausforderungen. Wenn Sie sich auf diese Herausforderungen beziehen, können Sie uns kontaktieren, und unser Team hilft Ihnen gerne weiter. Sie können uns Ihre Anforderungen mitteilen und wir helfen Ihnen, die richtige Lösung für Sie zu finden. Wenn Sie benutzerdefinierte Anforderungen haben, werden die Entwickler diese verwirklichen. Lass uns telefonieren..

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