Legen Sie Aufgaben in einer Welt von Microsoft 365 und Power Platform fest

Dies ist der Beginn unseres nächsten Kapitels in unserem Geschäftsprozessfluss und unserer asynchronen Arbeitsreise. Wie kann unser Team den Überblick über Aufgaben behalten, die eine andere Abteilung ausführen muss? In diesem Beitrag möchte ich verschiedene architektonische Entscheidungen untersuchen, die Sie treffen können, und welche Überlegungen es gibt. Dies hängt natürlich von vielen Variablen ab und ich werde versuchen, Ihnen einige Punkte zu geben, an die Sie denken sollten. Mit anderen Worten, ich versuche, meine Gedanken zu erklären, wann immer ich als Antwort „Es kommt darauf an“ sage!

Dieser Blogpost ist Teil einer Serie, in der ich untersuche, wie man asynchrones Arbeiten mit Geschäftsprozessflüssen unterstützt. Der Business Process Flow ist ein altes Werkzeug in unserem Werkzeugkasten. In Verbindung mit allen modernen Power Platform- und Microsoft 365 Collaboration-Funktionen hilft es jedoch, den Überblick über Prozesse zu behalten. Jetzt sind wir beim Thema Aufgaben festlegen und den Überblick behalten.

Das Geschäftsszenario

Wir arbeiten in einem Service-Center bei einer High-End-Telefongesellschaft. Wir arbeiten immer noch an dem Fall des kaputten Bildschirms. Ein treuer Kunde bittet uns um Hilfe, weil sein Bildschirm kaputt gegangen ist! Wir können jetzt ihren Bildschirm ersetzen, weil unser Manager dies genehmigt hat. Wir werden die Logistikabteilung bitten, es zu senden.

Aber wie können wir sicherstellen, dass das Logistikteam dies tut? Oftmals reicht eine E-Mail nicht aus, um den Überblick über alle versendeten Artikel zu behalten. In unserem Servicecenter möchten wir einen Überblick über den Status unserer Anfrage haben. Die Logistikabteilung möchte eine einfache Liste der zu versendenden Artikel.

Nun, ich glaube, dieses Szenario ist ziemlich verbreitet und auf viele Geschäftsprozesse anwendbar. Es besteht die Notwendigkeit, die Arbeit, die Sie oder Ihr Team auf andere Abteilungen übertragen, zu koordinieren. Vor allem, wenn sie in Häufigkeit oder Komplexität skalieren! Weitere Beispiele könnten sein:

  • Ein neuer Mitarbeiterprozess, bei dem HR alle IT- und Onboarding-Aufgaben koordiniert.
  • Ein Verkaufsanfrageprozess für spezifisches Fachwissen, um einen Kunden zu gewinnen.
  • Ein Planungsprozess, um Informationen über die Art der zu erledigenden Arbeit von Projektmanagern zu erhalten

Wenn es eine Logistik-App gibt

Lassen Sie mich versuchen, einige mögliche Szenarien zu beschreiben, mit denen Sie Aufgaben festlegen und verfolgen können. Ich werde mich auf Microsoft 365/Azure und hauptsächlich Power Platform-Technologie konzentrieren. Bei der Konzeption einer solchen Lösung frage ich immer zuerst: Welche Systeme gibt es aktuell und wo arbeitet der Anwender? Ich möchte sicherstellen, dass die Logistikmitarbeiter im Fluss ihrer Arbeit bleiben können und keine separate App erstellen, in der sie sich anmelden müssen usw.

Ich werde die Integrationsmöglichkeiten für zwei Antworten aufschreiben:

  1. Es gibt bereits eine Logistik-App. Diese App erleichtert bereits eine Art aufgabenbasiertes Arbeiten. Ich möchte die Möglichkeiten dieser Anwendung nutzen, anstatt meine eigene zu erstellen.
  2. Derzeit gibt es keine aufgabenbasierte Arbeit. Die Abteilung verlässt sich auf E-Mails oder gedruckte Arbeitsaufträge, um Produkte zu versenden.

Lassen Sie uns tiefer in die erste Option eintauchen!

Pro-Code-Lösungen

Virtual Tables passt perfekt zu unserem Szenario. Wenn wir dies richtig einrichten, können wir alle Aufgaben, die wir für die externe Lösung haben möchten, erstellen, lesen, aktualisieren und löschen (ab jetzt: CRUD). Der Grund, warum ich schreibe, dies unter einer Pro-Code-Lösung zu klassifizieren, ist, dass die Einrichtung derzeit ziemlich komplex ist. Es erfordert einiges an technischem Wissen. Und wir müssen C#-Plugins schreiben, um CRUD zu erleichtern. Dies bedeutet auch höhere Gesamtbetriebskosten, da tiefere technische Fähigkeiten erforderlich sind, um potenzielle Probleme zu beheben. Es integriert sich jedoch sehr gut in die UX von Model-Driven Apps. Wir können sogar die Erstellung von Aufgaben für die virtuelle Entität automatisieren. Alles in allem meine Option zur Integration einzelner Tabellen/Methoden in Dataverse.

Zeigt einen Überblick über die möglichen Lösungen, Vor- und Nachteile der Integration mit einer bestehenden Anwendung, um aufgabenbasiertes Arbeiten zu ermöglichen.
Pro-Code- und Low-Code-Lösungen mit ihren Vor- und Nachteilen

Wir können natürlich auch unsere eigenen schreiben Benutzerdefinierte Integration mit verschiedenen Pro-Code-Optionen. Verwenden von Plugins oder verschiedenen Azure-Techniken wie Azure Functions, Service Bus, Logic Apps Es gibt auch einige Integrationstools von Drittanbietern, um diese zu erstellen. Der Schwerpunkt dieses Blogposts liegt nicht auf einem Überblick über benutzerdefinierte Integrationen, da unser Geschäftsszenario nur aufgabenbasierte Arbeit ist. Wenn Sie jedoch mehrere Tabellen oder sogar mehrere Anwendungen integrieren möchten, ist dies möglicherweise die beste Lösung. Der Nachteil ist wiederum, dass dies mit Pro-Code-Methoden erfolgt und daher diese Fähigkeiten erfordert, um es zu erstellen und zu warten.

Low-Code-Möglichkeiten innerhalb der Power Platform

Wenn Sie den Low-Code-Weg gehen möchten, gibt es eine starke Option im Benutzerdefinierte Seite. Dies ist ein neuer Seitentyp in modellgesteuerten Apps. Sie bieten die Flexibilität einer Canvas-App direkt in der Model-Driven App, beispielsweise als ganze Seite. Sie können sie auch als Dialoge oder Seitenfenster verwenden. Für unsere Lösung können wir mithilfe eines (benutzerdefinierten) Konnektors die vollständige CRUD für die Logistikanwendung verwenden. Standardmäßig hat es weniger Optionen als Canvas-Apps, Sie können jedoch Steuerelemente zum Einfügen von Canvas-Apps auf die benutzerdefinierte Seite kopieren. In Verbindung mit modernen Fluent-UI-Steuerelementen kann dies eine nahtlose Benutzererfahrung bieten.

Zeigt, wo eine benutzerdefinierte Seiten-Canvas-App in einer modellgesteuerten App platziert werden kann
Benutzerdefinierter Seitenbereich innerhalb der modellgesteuerten App – von Microsoft Docs

Das Eingebettete Canvas-App Option gibt es schon seit einigen Jahren. Es bietet die Möglichkeit, Ihrem modellgesteuerten Formular eine Canvas-App hinzuzufügen. Ich war früher ein großer Fan dieser Integration, sie kann Benutzer durch ihre Prozesse führen. Mit der Embedded Canvas App stehen Ihnen alle Möglichkeiten der Canvas App zur Verfügung, genau wie bei der Custom Page. Beachten Sie jedoch die lange Ladezeit, das Formular wird geladen, bevor Ihre Embedded Canvas App geladen wird. Das gibt nicht die beste Benutzererfahrung. Obwohl ich benutzerdefinierte Seiten jetzt stark bevorzuge, hat dies den Vorteil, dass es direkt in das Formular geladen werden kann.

Eine weitere Option ist die Erstellung einer Integration mit Macht automatisiert. Sie können mehrere Cloud-Flows erstellen, um Aufgaben von unserer modellgesteuerten App mit der Logistikanwendung zu synchronisieren. Und natürlich umgekehrt, erstellen Sie Cloud Flows, um die modellgesteuerten App-Aufgaben beim Aktualisieren dieser Aufgabe in der Logistikanwendung zu aktualisieren. Power Automate-Desktop kann eine Notwendigkeit sein, wenn die Logistikanwendung keine API hat. Wir können dann die RPA-Funktionen nutzen, um dennoch eine Integration zu erstellen.

Wenn Sie sich für Low-Code entscheiden, würde ich eine benutzerdefinierte Seite wählen, wenn der Benutzer eine Anleitung dazu benötigt, welche Aufgaben er erstellen soll. Wenn es sich um eine ziemlich einfache Replikation von Daten handelt, kommt Power Automate möglicherweise an die Spitze. Ich werde mich nicht mehr für eingebettete Canvas-Apps entscheiden. Die Ladezeit ist für mich einfach ein Deal Breaker.

Ersetzen Sie das Papier!

Was ist nun, wenn für dieses Logistikteam kein aufgabenbasiertes System vorhanden ist? Wie können wir den Fortschritt verfolgen, den sie bei unserem Support-Ticket machen? Wir wollen ihnen nicht alle paar Stunden eine E-Mail schicken oder noch schlimmer, sie anrufen, um zu sehen, wie weit sie sind. Das wäre keine gesunde Arbeitsbeziehung! Es kann jedoch absolut wichtig sein, den Fortschritt zu verfolgen, um unsere Kunden auf dem Laufenden zu halten und zufrieden zu stellen.

Zeigt einen Überblick über die möglichen Lösungen, Vor- und Nachteile der Implementierung von aufgabenbasiertem Arbeiten bei der Ablösung von Papier- oder E-Mail-Prozessen durch Microsoft 365- oder Power Platform-Lösungen.  Wir wollen dies aus einem Business Process Flow-Prozess koordinieren.
Microsoft 365- und Power Platform-Lösungen mit ihren Vor- und Nachteilen

Integration mit Microsoft 365-Tools

Nun, bevor ich mit ein paar Haftungsausschlüssen beginne; Dieses Thema ist nicht mein Fachgebiet. Ich bin kein Experte in der Welt von Microsoft 365. Ich möchte Ihnen jedoch einen Anhaltspunkt bei der Gestaltung Ihrer Lösungen geben. Auch wenn Sie sich auf den Lizenzierungsleitfaden beziehen und dies schwarz auf weiß lesen, bewegen wir uns in das Gebiet des Multiplexing. Ich rate Ihnen, bei der Auswahl Ihrer Lösung die Lizenzierung im Auge zu behalten.

Mit Microsoft / SharePoint List können Sie zu erledigende Aufgaben organisieren. Bei Bedarf können Sie zusätzliche Informationen hinzufügen und einen Status hinzufügen. Von unserer modellgesteuerten App aus können wir Aufgaben in Dataverse erstellen und einen Power Automate Cloud Flow verwenden, um diese Aufgaben mit Microsoft-Listen zu synchronisieren. Die Logistikabteilung kann dann diese zu erledigenden Aufgaben aufnehmen und wenn sich der Status dieses Listenelements ändert, kann Cloud Flow Dataverse aktualisieren.

Teams-Integration für die Zusammenarbeit

Die gleiche Art der Integration kann mit Microsoft Planner eingerichtet werden. Mit Microsoft Planner können Sie Arbeitspakete mit unterschiedlichen Schwimmbahnen für verschiedene Phasen erstellen. Die Logistikabteilung hat einen schönen Überblick, wo sich jedes Werk befindet. Von der Kommissionierung bis zum Versand, vom Warten auf die Abholung bis zum Versenden. Ideal, wenn Sie verschiedene Arten von Bühnen für verschiedene Personen haben. Sie können sowohl Microsoft List als auch Microsoft Planner in Microsoft Teams integrieren, um eine enge Zusammenarbeit als Registerkarte zu ermöglichen.

Zeigt Microsoft Planner in Microsoft Teams mit 5 verschiedenen Swimlanes an.: To do, Order Picked, Waiting to be Picking, Send and Delivered.  Auf den Tafeln sind verschiedene Aufgaben zu sehen.
Planer Schwimmbahnen

Was Sie mit Power Automate auch tun können, ist einfach eine Nachricht an einen Teams-Kanal zu posten. Das klingt jetzt vielleicht nicht so ansprechend, aber mit Adaptive Cards für Teams können Sie umfangreiche interaktive Karten posten. Diese Nachricht kann das Logistikteam auffordern, einen Artikel zu senden. Und wenn sie das Paket für den Versand vorbereitet haben, können sie den Knopf auf der adaptiven Karte drücken, um uns mitzuteilen, dass sie fertig sind!

Zeigt mehrere adaptive Karten als Inspiration dafür, was Sie damit machen können.  Fügen Sie Bilder, eine Karte hinzu oder fordern Sie weitere Informationen an.
Mehrere adaptive Karten – von Microsoft Docs

Ich mag die Einfachheit und die Leistungsfähigkeit adaptiver Karten. Aber ich würde dies in unserem Szenario nur für einfache Aufgaben mit geringem Volumen wählen. Wenn die Aufgaben komplexer werden, können Sie zwischen Liste oder Planer wählen. Ich würde Planner wählen, wenn Sie einen komplexeren Prozess haben und daher die Schwimmbahnen nutzen möchten. Ich würde Microsoft List für Szenarien zwischen Adaptive Cards und Planner verwenden.

Innerhalb der Power-Plattform

Jetzt erstellen und koordinieren wir unsere Arbeit innerhalb einer modellgetriebenen App. Und es gibt derzeit kein Tool, um Aufgaben für die Logistikabteilung zu verwalten. Es macht absolut Sinn, eine Power App für dieses Team zu erstellen! Es gibt 2 große Fragen, die Sie beantworten müssen.

  1. Baust du es in der gleichen Umgebung?
  2. Wo und auf welchem ​​Gerät wird der Logistikmitarbeiter seine Arbeit erledigen?

Bei der ersten Frage ist die Entscheidung nicht so einfach. Wenn Sie eine App in derselben Umgebung erstellen, müssen Sie keine Daten integrieren. Sie arbeiten einfach auf derselben Datenquelle. Sie sollten sich jedoch der gemeinsam genutzten Ressourcen bewusst sein. Wenn Sie dieselben Tabellen verwenden und unterschiedliche Anpassungen wünschen, kann dies eine Herausforderung darstellen. Auch den Sicherheitsaspekt sollten Sie nicht unterschätzen. Wenn ein Team die Daten eines anderen Teams nicht einsehen darf, kann es schwierig werden. Mit der Funktionalität der Geschäftseinheiten kann diese Anforderung erfüllt werden, und Sie können sogar Datensätze freigeben, wenn sie (vorübergehend) bestimmte Datensätze sehen dürfen. Dies erhöht jedoch die Komplexität, sodass es manchmal besser sein kann, eine andere Umgebung zu erstellen und nur die Tasks in unseren Anwendungsfall zu integrieren.

Die zweite Frage ist vielleicht einfacher. Wenn Sie in einem Lagerhaus arbeiten und Bestellungen kommissionieren, arbeiten Sie wahrscheinlich nicht so viel an einem Laptop oder Desktop. Dann würde ich von einer Model-Driven App abraten. Mit einer Canvas-App auf einem Tisch können Sie ihre Prozesse End-to-End unterstützen, ohne all die zusätzlichen Funktionen, die eine modellgesteuerte App mit sich bringt.

Auf die UX kommt es an!

Ich hoffe, das hilft dir genauso wie mir. Meine Gedanken zu sammeln und etwas tiefer auf Herausforderungen einzugehen, mit denen ich konfrontiert bin, ist der Grund, warum ich blogge. Ich habe Themen rund um Governance (wer verwaltet die Anwendung) und Betriebskosten nur geringfügig berührt. Auch das sind wichtige Faktoren, die es zu berücksichtigen gilt.

Für diesen Blog wollte ich mich jedoch auf die Benutzererfahrung konzentrieren. Zu Akzeptanzzwecken sollten Sie Aufgaben erstellen, bei denen der Benutzer die meiste Zeit verbringt. Sei es auf ihrem Mobilgerät oder auf einem Desktop. Innerhalb von Microsoft Teams oder in ihrer eigenen Logistikanwendung. Das Erstellen mehrerer verschiedener Orte, an denen Benutzer ihre Arbeit erledigen können, hilft ihnen nicht dabei, die Arbeit schnell zu erledigen.

Ich bin wirklich neugierig, ob Sie andere Designüberlegungen haben. Womit stimmen Sie überein, womit stimmen Sie nicht überein? Bitte lass es mich in den Kommentaren wissen!

Der Beitrag „Aufgaben in einer Welt von Microsoft 365 und Power Platform festlegen“ erschien zuerst auf Power Addict Ben.

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Author: admin

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