Warum Unternehmen den Kalender mit Dynamics 365 integrieren sollten

Zeitmanagement ist der Schlüssel zum Erfolg. Wenn Sie Ihren Tagesablauf klug verwalten können, verbessert dies zweifellos die Produktivität. Das Erledigen all Ihrer Aufgaben per EOD trifft anders. Ein Gefühl der Vollendung stärkt das innere Vertrauen und das Gefühl, Ihre täglichen Ziele zu erreichen. Es motiviert dich, am nächsten Tag mehr zu erreichen.

Die meisten Unternehmen beschweren sich jedoch darüber, dass ihre Mitarbeiter nicht mehrere Aufgaben an einem Tag bewältigen können. Sie finden es schwierig, die Zeit zu verfolgen. Sie halten es für einen zeitaufwändigen Prozess, einen Kalender zu verwalten. Wir haben viele Kalender auf dem Markt, aber sie verwenden sie nicht.

Es kann wahr sein, wenn sie CRM und Kalender als zwei verschiedene Tools verwenden. Sie müssen ihre Aufgaben sowohl im Kalender als auch im CRM pflegen. Es wird kompliziert, da Aufgaben immer mehr hinzugefügt werden. Mit der Zeit hören sie auf, den Kalender zu aktualisieren, und dann gibt es kein Zurück mehr.

Sie können Ihren Mitarbeitern jedoch helfen, ihren Tag besser zu verwalten, indem Sie den Kalender in das CRM integrieren. Lassen Sie uns herausfinden, wie dieses Gebräu den Mitarbeitern oder der Organisation im Allgemeinen zugute kommen kann:

To-Do-Liste ist ein Muss

Bevor Sie in den Tag starten, sollten Sie Klarheit über alle Aufgaben haben, die Sie zu erledigen haben. Und der beste Weg, es zu sortieren, ist mit einer To-do-Liste. Sie müssen alles notieren, was Sie erledigen möchten, unabhängig davon, wie groß oder klein diese Aufgabe ist.

Bei größeren Projekten, deren Fertigstellung Tage dauern kann, können Sie sie in kleinere Abschnitte unterteilen und für jeden Tag einen Abschnitt hinzufügen. Diese Verteilung wichtigerer Aufgaben auf kleinere hilft beim Einzeichnen der Zeit für jede Aufgabe im Kalender.

Sie können Ihren Teamkollegen auch Unteraufgaben zuweisen. Beim Erstellen einer Aufgabe können Sie ganz einfach das Projekt und die Beauftragten auswählen. All dies wird viel einfacher, da der Kalender in Ihr CRM integriert ist. Alle CRM-Details sind im Kalender verfügbar.

Passen Sie Ihren Kalender an

Sogar Kalender können chaotisch aussehen, wenn Sie nicht wissen, wie man Aufgaben sortiert. Sie werden wahrscheinlich verschiedene Arten von Aufgaben zu erfüllen haben. Zum Beispiel haben Sie an einem Tag Besprechungen, Projektarbeiten, Anrufe usw. Sie haben beispielsweise zwei Meetings, drei Projektaufgaben und vier tägliche Anrufe. Es würde viel verwirrender aussehen, wenn Sie all dies zu Ihrer Zeitachse hinzufügen würden.

So wissen Sie auch ohne Lesen nicht, was als Nächstes in Ihrem Zeitplan steht. Aber die Kalender-Plugins haben eine Lösung dafür. Sie können verschiedene Codekategorien einfärben, um Klarheit zu schaffen. Meetings haben eine rote Farbe, Projektarbeitsaufgaben haben eine blaue Farbe und Anrufe sind grün.

Sie können Projekte auch farblich kennzeichnen, wenn Sie dieselbe Aufgabe für verschiedene Projekte haben. So können Sie es an Ihren Tagesablauf anpassen oder so, wie es für Sie funktioniert.

Teilen ist Kümmern!

Alle nach ihrer Verfügbarkeit zu fragen, ist niemandes Lieblingsaufgabe. Wenn Sie wissen, woran Ihre Teamkollegen arbeiten, bleiben sie bei Fragen auf dem Laufenden. Und das erfordert einen gemeinsam nutzbaren Kalender.

Ja, mit dem Dynamics-Kalender können Sie Kalender in Ihrer Organisation freigeben. Wenn Sie Ihren Kalender mit Ihren Teamkollegen und anderen Managern teilen, können diese Ihren Zeitplan sehen. Dies hilft ihnen, ein Meeting zu planen oder sie zu kontaktieren, um Fragen zu klären.

Vieles wird eingespart, besonders beim Planen eines Meetings, da Sie einen klaren Überblick über die Zeitpläne aller eingeladenen Personen haben und eine Zeit auswählen können, die für sie geeignet ist.

Ein idealer Kalender sollte über eine Funktion verfügen, die eine Warnung „Nicht verfügbar“ anzeigt, wenn Ihre Besprechungszeit mit dem Zeitplan Ihres Eingeladenen kollidiert. Sie müssen nicht manuell alle Termine überprüfen und eine Zeit finden, die für alle passt.

Verwaltung verlassen

Manager müssen die Ressourcenverfügbarkeit im Auge behalten und die Aufgaben für den nächsten Tag/die nächste Woche/den nächsten Monat entsprechend planen. Es gibt ein ständiges Hin und Her zwischen den Tools, um ihre Verfügbarkeit und Aufgabenwarteschlange zu sehen.

Manchmal versäumen es Manager, die Verfügbarkeit von Ressourcen zu überprüfen und Aufgaben für den Tag zuzuweisen, an dem die Ressourcen beurlaubt sind. Sie könnten wichtige Aufgaben mit strengen Fristen verpassen. Sie merken es vielleicht erst am Ende des Tages, wenn sie sehen, dass sich der Aufgabenstatus nicht geändert hat und niemand daran gearbeitet hat.

Die Überprüfung der Ressourcenverfügbarkeit vor der Zuweisung einer Aufgabe ist ebenfalls nicht machbar, da dies viel Zeit in Anspruch nimmt. Es wäre hilfreich, wenn Sie eine Lösung hätten, die „Ressource nicht verfügbar“ anzeigt, wenn Sie jemandem eine Aufgabe für das Datum zuweisen, an dem er beurlaubt ist.

Wenn Sie ein Kalender-Plugin in Ihr Dynamics 365 integrieren möchten, sollte dies ein Feature sein, da es die Arbeit der Manager reduziert. Ab sofort bieten Kalender eine Funktion, mit der Ressourcen Urlaub aus dem Kalender selbst beantragen können.

Darüber hinaus kann ihr Nachdruckkopf ihre Anfrage aus dem Kalender genehmigen oder ablehnen. Somit müssen sie nirgendwo anders eine Anwesenheitsliste führen. Sie können die Verfügbarkeit dieser Ressource überprüfen, bevor sie ihnen Aufgaben zuweisen.

Angelegenheiten anzeigen

Das Aussehen Ihres Kalenders kann einen großen Unterschied machen. Jeder hat eine andere Wahl oder Sichtweise auf seine Zeitpläne. Einige mögen die Gantt-Ansicht, andere mögen die Listenansicht. Wenn Sie nur ein Format für alle haben, ist der Kalender für sie möglicherweise nicht so produktiv, wie er sein sollte.

Kalender-Plugins bieten also unterschiedliche Ansichten. Wählen Sie, was für Sie funktioniert. Zeigen Sie den Kalendertag/die Woche und den Monat an. Wenn Sie Kalender-Plugins verwenden, können Sie das gewünschte Farbthema auswählen. Nicht jeder mag blau! Wählen Sie also die Farbe, die Ihnen am besten gefällt, und beginnen Sie Ihren Tag mit einem perfekten Aufgabenmanagement.

Erinnerungen sind Retter

Der Zweck eines digitalen Kalenders besteht nicht nur darin, einen schriftlichen Zeitplan mit der Zeit zu haben; das kannst du auch in einem Tagebuch machen. Digitale Kalender funktionieren als Erinnerung. Sie erinnern Sie durch das Senden von Popup-Benachrichtigungen und E-Mails daran, dass Sie in den nächsten 10 Minuten ein Meeting haben.

Ein ideales Kalender-Plugin sollte es Ihnen ermöglichen, die Erinnerungszeit zu wählen, ob Sie es 5 Minuten vor dem Meeting oder zehn oder mehr wollen. Es sollte Ihnen auch ermöglichen, Text hinzuzufügen, damit Sie alle Dinge eintragen können, die Sie bei sich tragen müssen. Wenn Sie die Erinnerung sehen, wird auch die Notiz angezeigt, die Sie zuvor hinzugefügt haben.

Sie müssen nicht nur Meetings, sondern auch Erinnerungen für Aufgaben festlegen. Wenn etwas Wichtiges vor dem angegebenen Termin erledigt werden muss, helfen Ihnen Erinnerungen, nichts davon zu verpassen, und Sie haben Ihren Zeitplan auf Kurs.

Drag-and-Drop zu Ihrer Rettung

Wenn man bereits viel Zeit damit verbracht hat, ein Meeting zu planen, ist es, es zu verschieben, als würde man Öl ins Feuer gießen. Das erneute Eingeben oder Ändern von Daten nimmt Zeit in Anspruch. Die dahinter stehende Zeit ist kontraproduktiv. Es nützt weder dem Unternehmen noch dem Mitarbeiter.

Es ist einfach, alle Ihre Meetings an einem Tag neu zu planen; Ziehen Sie die Aufgaben per Drag & Drop auf die gewünschte Zeit. Wenn Sie jedoch ein Dynamics 365-Kalender-Plugin verwenden, ziehen Sie das Meeting per Drag-and-Drop auf die andere festgelegte Zeit! Es ist einfach und leicht.

Filtern Sie Ihre Gedanken

Mehrere Aufgaben in einem Kalender zu haben, kann jeden verwirren. Was ist, wenn Sie eine Aufgabe finden möchten, die von Ihnen oder Ihren Teammitgliedern abgebrochen oder erledigt wurde? Jede Aufgabe zu öffnen und ihren Status zu überprüfen, ist keine praktikable Lösung.

Was würden Sie auch tun, wenn Sie sehen wollten, wie viele Besprechungen Sie an einem Tag haben? Manuelles Zählen ist keine Option, da Sie Ihr Tagebuch verwenden müssen.

Kalender-Plugins haben also diese Funktion, mit der Sie Kategorien, Aufgabenstatus und viele andere Dinge filtern können. Sie sehen dann nur das, was Sie sehen wollen. Es hilft, klare Gedanken zu haben, während man an mehreren Aufgaben arbeitet.

Mobile Kompatibilität

Ein Kalender soll Ihren Tag verwalten. Und deshalb ist mobile Kompatibilität ein Muss. Sie können kein Kalender-Plugin haben, das nur auf Ihren Laptops oder Desktops funktioniert. Wenn das der Fall ist, können viele Ihrer Mitarbeiter es möglicherweise nicht optimal nutzen.

Die Mitarbeiter mit Außendienstjobs bleiben in der Regel den größten Teil des Tages außerhalb des Büros. Sie können den Kalender nicht verwenden, wenn er nicht mobilkompatibel ist. Ein Kalender-Plugin sollte also mobil kompatibel sein. Alle seine Funktionen sollten genau so funktionieren, wie es im Web funktioniert.

Letzte Worte

Wenn Sie zustimmen, dass die Integration eines Kalenders in das CRM ein Weg ist, können Sie ihn von einem zertifizierten Unternehmen entwickeln lassen, das Microsoft-Plugins anbietet. Wenn Sie diese Zeit nicht haben, durchsuchen Sie den Dynamics 365-Kalender in MS App Source, und Sie finden möglicherweise ein gebrauchsfertiges Plugin. Sie können jederzeit eine Anpassung anfordern, wenn Sie zusätzliche Funktionen wünschen. Sie bieten ihren Kunden auch kostenlosen Support und Versionsaktualisierungen an. Sie müssen ihren Jahresplan abonnieren, um all diese Vorteile freizuschalten.

Der Beitrag „Warum Unternehmen den Kalender in Dynamics 365 integrieren sollten“ erschien zuerst im CRM-Software-Blog | Dynamik 365.

.

Author: admin

Leave a Reply

Your email address will not be published.