Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung: Auf dem Laufenden bleiben für bessere Geschäftsergebnisse

Die Kreditorenbuchhaltung (AP) ist eine zentrale Geschäftsfunktion, die es schon gibt, seit Menschen mit Waren und Dienstleistungen gehandelt haben. Und bei der Geschwindigkeit, mit der der Handel gewachsen ist, ist es kein Wunder, dass er sich ständig weiterentwickelt, um seine Prozesse schneller, einfacher und genauer zu machen.

Die Anfänge von AP

Vor nicht allzu langer Zeit war Kreditorenbuchhaltung ein vollständig manueller Prozess zur Erstellung und Verwaltung von Bestellungen. Vor E-Mails, automatisierten Lieferantenrechnungen oder digital ausgefüllten Tabellenkalkulationen wurde alles mit Stift und Papier erledigt. Das bedeutete, auf Rechnungen per Post zu warten und alle Dokumente und Belege physisch zu archivieren und aufzubewahren. Dann musste alles von Hand an verschiedene Abteilungen zur Genehmigung geliefert werden. Und schließlich könnten Sie manuell einen Scheck ausstellen und zur Post schicken. Es war weder effizient noch sicher, aber für Millionen von Unternehmen Standard.

Verkäufer warteten Monate auf Zahlungen; es erforderte Berge von Papier und endlose Arbeitsstunden. Für andere Abteilungen war es fast unmöglich zu wissen, wie sich das, was in AP vor sich ging, auf den Rest des Unternehmens auswirkte.

Wie frühe Technologie geholfen hat

In den 1990er Jahren führte eine neu zugängliche Technologie die erste Welle der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung ein. Jetzt könnten Computer AP-Profis dabei helfen, effizienter und genauer zu arbeiten. Sie könnten Rechnungen empfangen und elektronisch korrespondieren und so Zahlungsvorgänge beschleunigen.

Aber viele AP-Funktionen waren immer noch papierbasiert. Nach wie vor mussten Schecks ausgeschnitten und Daten manuell eingegeben werden. Genehmigungen mussten noch aufgespürt werden. Das System war immer noch fehleranfällig, was zeitaufwändige und langwierige Untersuchungen zur Korrektur nicht übereinstimmender Datensätze verursachte.

Die einzige Möglichkeit, den Betrieb zu erweitern, bestand darin, zusätzliche Mitarbeiter einzustellen, was mehr Geld, Schulungen und Gemeinkosten erforderte.

Bei der Dateiverwaltung gingen Dokumente leicht verloren oder wurden übersehen. Versäumte Zahlungen könnten die Zuverlässigkeit Ihres Unternehmens in Frage stellen. AP-Systeme, die auf E-Mail und Excel-Tabellen basieren, waren ebenfalls anfällig für Missmanagement. Wir haben die Kosten für Papier, Lagerung, Porto und sogar erhöhte Miete für die Unterbringung eines papierlastigen Systems nicht erwähnt. Und was ist mit der Umwelt bei all dem Papier und der Tinte?

Sicherheitsbedenken

Natürlich öffnete die neue Technologie die Tür zu neuen Arten von Problemen. Computer ermöglichten neue Arten von AP-Betrug, und in den frühen Tagen waren Sicherheits- und Betrugspräventionsmaßnahmen begrenzt.

Computer haben enorme Veränderungen und bedeutende Fortschritte für AP-Prozesse mit sich gebracht, und glücklicherweise entwickeln sich die Lösungen immer noch weiter.

AP-Automatisierung für heute und die Zukunft

Heutzutage ist die Kreditorenbuchhaltung automatisiert und cloudbasiert, wodurch Papier eingespart und die Verarbeitung von Rechnungen und die elektronische Zahlung ermöglicht werden. Und Cloud-Anbieter sind zu höchster Sicherheit verpflichtet.

Die AP-Automatisierung schafft schnelle und effiziente Workflows, die den Rechnungszahlungsprozess rationalisieren. Es eliminiert die Notwendigkeit manueller Aufgaben wie Rechnungsverarbeitung und Rechnungsgenehmigung, Bestellabgleich, Ausschneiden von Schecks und Zusammenfügen von Daten aus Ihren Kontoauszügen, ERP-Tabellen und anderen Tools.

Ein automatisierter AP-Workflow kann Sie durch mehrstufige Prozesse wie Rechnungsübermittlung, Datenerfassung, automatische Genehmigungsanfragen, elektronische Freigabe, digitale Zahlungen und eine digitale Papierspur des gesamten Prozesses führen.

Die AP-Automatisierung ermöglicht es den Kreditorenbuchhaltungsteams, effizienter zu arbeiten. Hier sind einige Funktionen, die Sie von einer erstklassigen AP-Automatisierungslösung erwarten können.

  • Reduzierte Fehler:

    Weniger manuelle Dateneingabe bedeutet weniger Spielraum für menschliche Fehler. Ihr AP-Team spart Zeit, Geld und Energie.

  • Vorausschauende Erkenntnisse:

    Die Kreditorenbuchhaltungs-Automatisierungssoftware passt sich an die Muster Ihres Unternehmens an und ermöglicht es ihr, datengesteuerte Prognosen zu erstellen, die Sie verwenden können, um Ihre Einkaufsstrategie für Lieferanten zu verbessern, bessere Konditionen auszuhandeln und die Rentabilität zu steigern.

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  • OCR-Dokumentenerfassung Papierrechnungen zu digitalisieren
  • ERP-Integration um sicherzustellen, dass Ihre Kreditorenbuchhaltungsprozesse mit Ihrer ERP-Lösung synchronisiert werden, sodass alles miteinander verbunden ist
  • Elektronische Arbeitsabläufe um die Weiterleitung von Dokumenten zu automatisieren, Genehmigungen zu rationalisieren und sicherzustellen, dass jeder Schritt des Prozesses korrekt ausgeführt wird
  • Suchfunktion So können Sie die gesuchten Inhalte schnell abrufen
  • Mobiler Zugriff Damit Ihr Team auch außerhalb des Büros zusammenarbeiten und Dokumente erfassen kann
  • Intelligente Webformulare die eingegebene Daten automatisch gegen Ihre Buchhaltungs-, ERP- und CRM-Lösung validieren und gleichzeitig die mit der Verarbeitung mehrerer Formulare verbundenen Arbeitskosten beseitigen

Mit PairSoft genießen Kreditorenbuchhaltungsteams engpassfreie Genehmigungen, konsistente Prozesskontrollen, Einblick in die Rechnungsverarbeitung über Unternehmen und Standorte hinweg, sichere Dokumentenaufbewahrung mit schnellem Abruf und mehr.

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Von PairSoft, pairsoft.com

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