Fünf Möglichkeiten, Ihr Unternehmen und ERP auf einen möglichen Abschwung vorzubereiten

Ob Sie der New York Times, dem Wall Street Journal oder anderen führenden Nachrichtenagenturen folgen, die Rede von einer Rezession bereitet vielen Wirtschaftsführern Sorgen. Die Auswirkungen einer Verlangsamung unserer Wirtschaft sind für Unternehmen immer ein Problem. Der Schlüssel, um eine Rezession zu überstehen oder möglicherweise sogar während eines Abschwungs erfolgreich zu sein, ist die Vorbereitung. Wenn wir als Führungskräfte in unseren Unternehmen jetzt Schritte unternehmen, um uns auf einen eventuellen Abschwung vorzubereiten (denn es gibt immer einen Abschwung), können wir auf das Schlimmste vorbereitet sein und möglicherweise sogar erfolgreich sein.

Also, welche Schritte können Sie unternehmen, um vorbereitet zu sein?

Hier sind einige Ideen, die Innovia unseren Kunden bei der Umsetzung geholfen hat, um ihren Cashflow zu schützen, ihre Lagerbestände zu verbessern und ihre Augen auf die Zukunft gerichtet zu halten, damit sie Chancen nutzen können, die sich während einer Rezession bieten.

1. Rechnungsstellung und Inkasso zur Priorität machen; JETZT.

Warten Sie nicht, bis sich die Dinge verlangsamen und das Geld knapp wird, um Ihre Disziplin in Bezug auf Rechnungsstellung und Inkasso zu verbessern.

    1. Werfen Sie einen Blick auf Ihren Rechnungsstellungs- und Inkassoprozess. Tipp, dies sollte möglichst automatisch erfolgen. Die meisten ERP-Systeme und sicherlich Microsoft Dynamics 365 Business Central können Ihnen dabei helfen, Produkte oder Dienstleistungen automatisch in Rechnung zu stellen. Sie können Ihnen auch interaktive Dashboards zur Verfügung stellen, die Bestellungen verfolgen, die nicht automatisch in Rechnung gestellt werden können, damit Sie nachverfolgen und die Rechnung so schnell wie möglich an den Kunden senden können. Der erste Schritt, um schneller bezahlt zu werden, besteht darin, sicherzustellen, dass Ihr Kunde eine Rechnung hat, von der er bezahlen kann.

    2. Achten Sie auf Ihre Zahlungsbedingungen. Es scheint einfach, aber die Zahl der Unternehmen, die diese wichtige administrative Aufgabe aus den Augen verlieren, ist überraschend. Es lohnt sich, eine kleine Gebühr zu zahlen, um die Kreditwürdigkeit eines Kunden oder potenziellen Kunden zu ermitteln. Sobald Sie sich in Bezug auf die Fähigkeit des Kunden, Sie zu bezahlen, sicher sind, richten Sie Ihre Zahlungsbedingungen so aus, dass sie eine angemessene Erwartung darüber widerspiegeln, wann er Sie bezahlen sollte. Auch hier kann Ihr ERP-System helfen. Microsoft Dynamics 365 Business Central bietet viele Optionen, einschließlich neuer Funktionen auf der Grundlage von KI und maschinellem Lernen, die dabei helfen, erwartete Verzögerungen bei der Zahl der Kunden, die Sie pünktlich bezahlen, vorherzusagen.

    3. Sobald Sie die Rechnung in den Händen des Kunden haben, besteht der nächste entscheidende Schritt darin, ihn zur sofortigen Zahlung zu bewegen. Über Ihre Zahlungsbedingungen hinaus, die viele Kunden als „Zahlungsvorschläge“ betrachten, können Sie Ihren Kunden auch helfen, Zahlungen zu erleichtern.

      1. Bieten Sie ihnen ein Zahlungsportal, um ihre Zahlung anzuzeigen und zu übermitteln.

      2. Etablieren Sie elektronische Zahlungsmöglichkeiten, vorzugsweise ACH-Vertragsentwürfe, die es Ihnen ermöglichen, Ihre Zahlung bei Fälligkeit von der Bank des Kunden abzuziehen.

      3. Stellen Sie Zahlungslinks auf Rechnungen und Kontoauszügen bereit. Auch hier macht Microsoft Dynamics 365 Business Central dies einfach. Untersuchungen mehrerer Zahlungsabwickler haben ergeben, dass Rechnungen und Kontoauszüge mit dieser Art von “Jetzt bezahlen” die überfälligen Rechnungen um fast 25 % reduzieren.

    4. Führen Sie das Telefonat durch und dokumentieren Sie das Gespräch. Leute für Geld anzurufen, erfordert eine gewisse Persönlichkeit. Wenn die vorherigen Schritte jedoch nicht funktioniert haben und ein Kunde überfällig ist, zögern Sie nicht, rufen Sie noch heute an, um herauszufinden, was mit der Zahlung los ist. Stellen Sie sicher, dass Sie das Gespräch in Ihrem System dokumentieren können, damit Sie oder andere Personen, die beim Inkassoprozess helfen, sich an das letzte Gespräch erinnern und den Kunden für das, was er versprochen hat, zur Rechenschaft ziehen können.

2. Lösen Sie die Problemkunden.

Als Geschäftsinhaber arbeiten wir hart daran, neue Kunden zu gewinnen, es ist unnatürlich, sie wegzuschicken. Manchmal müssen wir jedoch die guten Kunden von den Nachzüglern trennen. Innovia-Kunden sind oft überrascht zu erfahren, dass ein Kunde, den sie zu den oberen 20 % zählen, tatsächlich nicht annähernd so profitabel ist, wenn man ihn durch die Linse des Umgangs mit Beschwerden, unangemessenen Anfragen, langsamen Zahlungen und anderen Faktoren betrachtet, die seinen Wert mindern zu ihrem Unternehmen.

    1. Legen Sie Key Performance Indicators (KPIs) fest, um die Entscheidung, ob ein Kunde ein Gewinner oder ein Verlierer ist, emotional zu nehmen. Die meisten ERP-Systeme unterstützen irgendeine Art von Kundenbewertungssystem. Stellen Sie sicher, dass Sie sich die Zeit nehmen, dieses Tool sorgfältig zu prüfen, und nutzen Sie Ihre Daten, um Ihre Entscheidung zu treffen.

      1. Wie viel Mühe ist der Kunde wert? Wir tun oft Geschäfte mit einer Firma, die einfach mehr Ärger macht, als sie wert sind. Das soll nicht heißen, dass der Kunde kein Geld bei uns ausgibt, tatsächlich gibt er vielleicht sehr viel Geld bei uns aus, aber zu welchem ​​Preis?

    2. Stellen Sie sich die folgenden Fragen.

      1. Wie viele Beschwerden erhalten wir von diesem Kunden im Vergleich zu unserem normalen Kundenfeedback? Wenn Sie Kundenprobleme derzeit weder in Ihrem ERP- noch in Ihrem CRM-System dokumentieren, beginnen Sie noch heute damit.

      2. Zahlen sie pünktlich?

      3. Wie viel Zeit muss unser Vertriebs- oder Kundendienstteam mit ihnen investieren, um die Kundenaufträge am Laufen zu halten?

      4. Wie viel Cross-Selling- oder Upside-Potenzial besteht bei diesem Kunden?

3. Arbeiten Sie JETZT mit Ihren Lieferanten zusammen.

Es ist an der Zeit, eine Überprüfung der Zahlungsbedingungen von Ihren Lieferanten anzufordern, bevor alle in der Geschäftswelt dasselbe tun. Fragen Sie nach einer Kontoüberprüfung und beginnen Sie das Gespräch. Sie können Strategien verwenden, um festzustellen, warum Ihr Unternehmen von Ihrem Anbieter berücksichtigt werden sollte.

    1. Wie lange sind Sie schon Kunde? Langfristige Beziehungen sind für unsere Lieferanten von Wert.

    2. Wie häufig haben Sie Rücksendungen oder andere Probleme? Wenn Sie in gutem Glauben mit Ihrem Lieferanten zusammenarbeiten, behandelt Ihr Unternehmen ihn wahrscheinlich besser als viele seiner anderen Kunden.

    3. Wie viele der Produkte oder Dienstleistungen des Anbieters nutzen Sie? Wenn Sie ein Kunde sind, der eine breite Palette von Produkten/Dienstleistungen kauft, sind Sie für diesen Anbieter wertvoller.

    4. Zahlen Sie Ihre Rechnungen pünktlich? Wenn die Antwort ja lautet, ist dies einer der überzeugendsten Gründe für verbesserte Zahlungsbedingungen.

    5. Können Sie sich für 12 oder 24 Monate zu einem bestimmten Geschäftsvolumen mit diesem Anbieter verpflichten? Langfristige Vereinbarungen helfen Anbietern, ihr Geschäft zu planen und Geld zu sparen, was dazu beitragen kann, für bessere Zahlungsbedingungen oder Preisnachlässe zu plädieren.

4. Optimieren Sie Ihr Inventar.

Es scheint offensichtlich, dass Sie keinen überschüssigen Lagerbestand wollen; Viele unserer Kunden, die ihr ERP noch nicht genutzt haben, um angemessene Lagerbestände besser zu prognostizieren, sind jedoch schockiert über die Anpassungen, die ihrem Unternehmen Geld sparen können. Kein Unternehmen kann in der heutigen Wirtschaft erfolgreich sein, ohne seine Lagerbestände und Kaufentscheidungen strategischer zu betrachten. Hier sind mehrere Möglichkeiten, wie Sie Ihrem Unternehmen helfen können, mit Ihrem Inventar Geld zu sparen.

    1. Überprüfen Sie die Planungsparameter in Ihrem ERP-System. So oft richten Unternehmen ihre Planungsparameter ein und behandeln sie so, als wäre alles „eins und fertig“. Wir empfehlen wiederkehrende Überprüfungen. Wie Die Kaufgewohnheiten der Kunden ändern sich, die Marktpräferenzen ändern sich und Ihre Kauf- und Lagerentscheidungen sollten auf diese Änderungen reagieren. Wenn Sie dies nicht tun, wird Ihr Geld in langsam drehenden oder veralteten Beständen gebunden.

    2. Verwenden Sie ein Prognosesystem. Um es klar zu sagen, bedeutet dies nicht, dass Sie Ihre Excel-Tabelle aktualisieren. Wenn Ihr Unternehmen nicht über ein Prognosesystem verfügt, das auf mathematischen Algorithmen basiert, um Kaufentscheidungen zu treffen, machen Sie nicht die richtige Arbeit. Es gibt viele kostengünstige Prognosetools, die sich mehr als bezahlt machen, indem sie Ihrem Einkaufsteam helfen, angemessene Kaufentscheidungen zu treffen.

    3. Arbeiten Sie mit Ihren Lieferanten zusammen. Viele Unternehmen bieten Ihrem Einkaufsteam verbesserte Preise, indem sie in effizienteren Mengen oder nach einem vorhersehbaren Zeitplan bestellen. Indem Sie diese Lieferantendiskussionen mit den Daten aus Ihrem Prognosesystem kombinieren, können Sie sicherstellen, dass Ihr Unternehmen von Ihren Handelspartnern die günstigsten Preise erhält.

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5. Optimieren Sie Ihre Abläufe.

Eine Übung, die für unsere Kunden sehr hilfreich ist, ist es, sich Zeit zu nehmen, um ihre aktuellen Prozesse in einer Wertstromanalyse darzustellen. Diese Übung hilft dabei, Prozesse zu identifizieren, die nicht mehr angemessen oder nicht optimal sind, um unsere Kunden optimal zu bedienen. Die Lektion, die ich früh bei der Durchführung dieser Sitzungen gelernt habe, ist, uns zu fragen: “Wenn der Kunde wüsste, dass er dafür bezahlt, würde er uns bitten, damit aufzuhören?”. Das gesamte Geld, das wir erhalten, stammt aus irgendeiner Aktivität mit unseren Kunden. Wir müssen unsere Prozesse und Systeme optimieren, um sicherzustellen, dass wir so effizient wie möglich arbeiten.

    1. Wertstromanalyse. Dies dauert in der Regel zwischen 3 und 12 Wochen, abhängig von der Anzahl der beteiligten Abteilungen und Personen. Unabhängig von der Dauer des Prozesses empfiehlt Innovia unseren Kunden dringend, diesen Prozess durchzuführen, bevor sie in ihr System investieren. Software, die auf einen schlechten Prozess angewendet wird, ermöglicht es Ihnen nur, das Falsche schneller zu tun.
    2. Optimieren Sie Ihr ERP-System. Als Sie Ihr System zum ersten Mal installiert haben, hatten Sie wahrscheinlich drei Reaktionen: 1. Das hat keinen Spaß gemacht. 2. Das hat VIEL mehr gekostet, als wir geplant hatten. 3. Lasst uns das in Zukunft vermeiden! Sie müssen diese gemeinsamen Gefühle überwinden. Jedes Unternehmen, das Technologie als strategischen Vorteil nutzt, führt eine regelmäßige Systemüberprüfung durch, um sicherzustellen, dass es sein System so effizient wie möglich nutzt.
    3. Suchen Sie nach Möglichkeiten, wie Automatisierung uns dabei helfen kann, die Anzahl der Personen zu reduzieren, die wir für unsere Arbeit benötigen. Auch wenn der Personalabbau für viele Führungskräfte ein unangenehmes Thema ist, ist es doch von entscheidender Bedeutung. Innovia schlägt den Teams unserer Kunden niemals einen rücksichtslosen Ansatz vor. Das heißt, wenn Ihr Unternehmen im Allgemeinen wächst, gibt es wahrscheinlich andere höherwertige Jobs, die diese Leute ausführen können, anstatt die Aufgabe, die jetzt systemautomatisiert wurde. Bei den meisten Innovia-Kunden stehen die Mitarbeiter in Bezug auf die Ausgaben normalerweise auf Platz 1 oder 2. Wenn sich Ihr Unternehmen finanziell in die Lage versetzt, eine Rezession zu überstehen, können wir es uns einfach nicht leisten, Mitarbeiter in Positionen zu haben, die automatisiert werden könnten und sollten.

Ein altes Sprichwort lautet: „Wirtschaftswissenschaftler haben 10 der letzten 3 Rezessionen richtig vorhergesagt“. Während die Vorbereitung unseres Unternehmens auf einen potenziellen Abschwung entscheidend ist, um sicherzustellen, dass wir einen potenziellen Sturm überstehen, möchten wir nicht auf der Grundlage von Angst handeln. In den allermeisten Fällen berichten uns Innovia-Kunden, dass das Geschäft gut läuft. Das sind gute Nachrichten. Ergreifen Sie also noch heute die oben genannten Schritte, um Ihr Endergebnis zu verbessern und Ihr Unternehmen vor dem nächsten Abschwung zu schützen, wann immer dieser eintreten mag. Denken Sie daran, dass Schiffe im Hafen sicher sind, aber Schiffe wurden nicht für den Hafen gemacht. Setzen wir die Segel zu einem effizienteren und profitableren Geschäft.

Wenn Sie Hilfe bei der Optimierung Ihres Unternehmens benötigen
Wenden Sie sich an einen unserer Customer Engagement-Spezialisten.
Wir können helfen!

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