6 Vorteile der Kalenderintegration mit Dynamics 365

Jeder verwendet Kalender auf die eine oder andere Weise, um seinen Tag zu verwalten! Die meisten Menschen verwenden gerne einen digitalen Kalender, während einige noch an Terminplaner hängen. Beruflich werden Kalender ausgiebig für die Planung von Terminen und die tägliche Aufgabenverwaltung verwendet. Mitarbeiter verwenden Kalender jedoch hauptsächlich zum Planen von Besprechungen oder zum Empfangen von Kalendereinladungen und weniger für die Aufgabenverwaltung.

Der Grund dafür ist, dass es sich um einen zeitaufwändigen Prozess handelt. Hier ist ein Beispiel, das erklärt, warum es zeitaufwändig ist. Ein Unternehmen hat alle Projekte in einem CRM aufgelistet, und die Mitarbeiter erledigen darin Aufgaben. Nehmen wir an, sie brauchen 5 Minuten, um eine Aufgabe zu erledigen. Wenn sie 3 Aufgaben pro Tag haben, würde es 15 Minuten dauern, Aufgaben in einem CRM zu erstellen und hinzuzufügen. Wenn sie dasselbe jetzt in einem Kalender verwalten möchten, müssen sie alle Details auch in den Kalender einfügen, was 10 bis 15 Minuten länger dauert.

Daher müssen sie fast eine halbe Stunde damit verbringen, nur Aufgaben zu erstellen. Sobald eine Aufgabe abgeschlossen ist, müssen sie den Status an beiden Stellen aktualisieren. Daher werden Benutzer davon abgehalten, Kalender für die Aufgabenverwaltung zu verwenden.

Hier besteht das Problem darin, dass der Kalender und das CRM zwei verschiedene Tools sind. Aber wenn wir beide integrieren, können wir den Zeitaufwand und die sich wiederholende Arbeit minimieren. Lassen Sie uns zunächst verstehen, was ein Dynamics 365-Kalender-Plugin ist und wie es funktioniert.

Kalender-Plugin für Dynamics 365

Das Kalender-Plug-in lässt sich in Dynamics 365 CRM integrieren. Benutzer können Besprechungen planen und Aufgaben aus dem Kalender erstellen und verwalten. Alle CRM-Entitäten können beim Erstellen einer Aufgabe oder beim Planen eines Meetings verwendet werden.

Es ist ein Plugin, das die täglichen Aufgaben und das Zeitmanagement für Dynamics-Benutzer vereinfacht. Es spart den Benutzern Zeit, da sie Aufgaben nicht an zwei verschiedenen Orten verwalten müssen, da der Kalender und das CRM integriert sind. Update in einem aktualisiert beide!

Hier sind einige Vorteile dieser Kalenderintegration:

Einfache Verwaltung von CRM-Aufgaben

Mitarbeiter arbeiten in der Regel täglich an mehreren Aufgaben. Nun ist es offensichtlich, dass nicht alle Aufgaben gleich sind. Einige sind an einem Tag fertig, während andere Tage brauchen, um fertig zu werden. Die Verwaltung mehrerer Aufgaben mit unterschiedlichen Fristen kann ihren Zeitplan leicht durcheinander bringen, insbesondere wenn Sie kein bestimmtes Tool zur Verfolgung von Zeitvorgaben haben.

Aus der Sicht eines Unternehmens wird es schwierig, den Überblick über seine Produktivität zu behalten. Haben Ihre Mitarbeiter genug Arbeit oder sind sie erschöpft? Es ist wichtig, die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter unter Berücksichtigung ihrer psychischen Gesundheit und Ihrer Arbeitsanforderungen zu verwalten. Außerdem kann ein Ungleichgewicht bei der Arbeitsbelastung die Produktivität der Mitarbeiter und die Gesamtleistung einer Organisation beeinträchtigen.

Aus der Sicht eines Mitarbeiters verlieren sie das Zeitgefühl, während sie an einer Aufgabe arbeiten, ohne ein angemessenes Zeitmanagement zu haben. Andere Aufgaben werden überfällig und bauen Druck auf sie auf. Manchmal bleiben Aufgaben mit hoher Priorität auf der Strecke. All dies wirkt sich auf ihre Leistung und Produktivität aus.

Sie können jedoch all diese Herausforderungen meistern, sobald Sie das Kalender-Plugin in Ihr Dynamics 365 integrieren.

Hier ist wie.

Der Kalender ruft alle Entitäten aus dem CRM ab. Manager können ihren Teams Aufgaben zuweisen, indem sie die Projekte auswählen und die betreffende Person hinzufügen. Benutzer können den Aufgabenstatus einfach im Kalender selbst ändern. Und sobald sie den Status im Kalender aktualisieren, wird er auch automatisch in den CRM-Datensätzen aktualisiert.

Es gibt also mehrere Vorteile der Aufgabenverwaltung im Kalender:

  • Übersichtliche Visualisierung der Aufgaben und Produktivität der Mitarbeiter
  • Verbessern Sie das Zeit- und Aufgabenmanagement für Mitarbeiter
  • Sparen Sie Zeit beim Erstellen und Aktualisieren des Aufgabenstatus

Verbesserte Teamproduktivität

Remote Working ist der neue Trend. Teams, die zuvor unter einem Dach gearbeitet haben, sind jetzt über den ganzen Globus verteilt. Die Arbeit bequem von zu Hause aus hat den Mitarbeitern geholfen, Stabilität und Leistung zu verbessern. Eine große Herausforderung für die Organisation bestand jedoch darin, alle Projektmitglieder auf eine Seite zu bringen.

Alle zur Zusammenarbeit zu bewegen, ist eine große Herausforderung. Bei großen Projekten arbeiten mehrere Teams an demselben Update. Wenn dem Team neue Mitglieder hinzugefügt wurden, fanden sie es schwierig, mit anderen Mitgliedern zu kommunizieren, da sie keine Ahnung hatten, wer woran arbeitete. Sogar die bestehenden Teammitglieder hatten das Gefühl, dass sie sich der Arbeit ihres Teams nicht bewusst waren und ob sie ihre Aufgabe erledigt hatten.

Aber diese Probleme lassen sich leicht lösen, indem man einen Kalender in das CRM integriert. So kann jeder im Team oder in der Organisation seine Kalender freigeben, um die Zeitpläne der anderen zu sehen. Sie wissen, woran ihre Kollegen arbeiten und welchen Status die ihnen zugewiesenen Aufgaben haben.

Der andere Vorteil eines gemeinsam nutzbaren Kalenders ist die Planung von Meetings. Es ist eine mühsame Aufgabe, ein Meeting zu planen und dabei die Verfügbarkeit aller Teilnehmer zu berücksichtigen. Fehler, und es muss mehrmals neu geplant werden, oder einige Teilnehmer werden es verpassen. Anstatt so viel Zeit mit der Neuplanung von Besprechungen zu verbringen, können Manager den Zeitplan ihres Teams einsehen und eine Besprechung entsprechend planen.

Verwendung von Entitäten gemäß Ihrer Anforderung

Eine Organisation hat unterschiedliche Abteilungen, was unterschiedliche Anforderungen bedeutet. Ihr Vertriebsteam benötigt möglicherweise andere Einheiten als das Entwicklungsteam! Das bedeutet, dass der Kalender je nach Benutzertyp unterschiedlich konfiguriert werden muss oder nicht hilfreich wäre.

Mit dem Kalender-Plugin können Sie den Kalender basierend auf den gewünschten Entitäten konfigurieren. Vertriebsteams können alle Attribute von Leads und Kunden haben, während Entwickler Entitäten haben können, die sie für Entwicklung, Tests, Design usw. benötigen. Sie können auch mehrere gespeicherte Kalender mit unterschiedlichen Entitäten haben. Somit ist der Kalender flexibel und kann so geformt werden, wie Benutzer es wünschen.

Erstellen und speichern Sie mehrere Kalender

Für eine Organisation besteht der Zweck der Verwendung eines Kalenders darin, Klarheit im Zeitplan zu haben und die Produktivität zu messen. Was aber, wenn der Terminplan Ihrer Mitarbeiter auch einen Terminplan von Auszubildenden und Kunden hat? Manager können neue Auszubildende einstellen. Sie würden den Tag für sie planen müssen. Oder ein Kunde besucht Ihr Büro. Sie würden auch alle Aktivitäten für sie entwerfen.

Das Hinzufügen aller anderen Aufgaben neben ihren eigenen würde ihren eigenen Zeitplan durcheinander bringen. Weder sie noch die Organisation hätten Klarheit über Leistung und Aufgabenerfüllung. Es kann zu unfairen Ergebnissen führen. Um dies zu vermeiden, ermöglichen Kalender-Plugins Benutzern, mehrere Kalender zu erstellen und diese zu speichern.

Ihr Manager kann jetzt einen eigenen Kalender haben, einen für die Auszubildenden und einen für die Kunden. So kennen sie ihre Aufgaben und sehen sich ihre Leistungs- und Aufgabenerledigungsliste mit klaren Ergebnissen an.

Echtzeit-Erinnerungen

Dies ist die grundlegendste, aber wichtigste Funktion eines Kalenders. Es ist offensichtlich, Meetings zu vergessen, wenn Sie mit Ihrer Arbeit beschäftigt sind. Zu spät oder nach einem Anruf zu einem Meeting zu kommen, ist für alle dort peinlich.

Daher ist es wichtig, den Benutzern vor dem Meeting Erinnerungen zu senden, damit sie nichts verpassen. Sie können die Erinnerungszeit nach Belieben einstellen, um sich auf das Meeting vorzubereiten und pünktlich zu erscheinen. Sie können E-Mail- und Push-Benachrichtigungen haben, um Benutzer über bevorstehende Meetings zu informieren.

Darüber hinaus haben sie verschiedene Ansichten für den Kalender, sodass Sie alle hinzugefügten Aufgaben einfach anzeigen können. Zur besseren Visualisierung können Sie unterschiedliche Farben für unterschiedliche Aufgaben konfigurieren. Wenn Sie den Mauszeiger über das Datum bewegen, werden auch andere Details der Aufgaben angezeigt.

Sprache ist keine Barriere

Für eine Organisation mit Mitarbeitern aus der ganzen Welt ist es wichtig, die bevorzugte Sprache aller Mitarbeiter zu berücksichtigen. Nicht jeder fühlt sich mit der Sprache, die Sie anbieten, wohl.

Diese Unannehmlichkeiten können sie daran hindern, den Kalender mit all seinen Funktionen zu verwenden. Es gibt viele Funktionen, die der Kalender zu bieten hat, aber wenn die Benutzer Schwierigkeiten haben, ihn zu verwenden, würde dies ihren Zeitplan definitiv nicht vereinfachen!

Daher unterstützen die meisten Kalender-Plugins mehrere Sprachen. Somit können die Nutzer die Sprache ihrer Wahl wählen und ihren Tag frei gestalten. Außerdem baut es ein positives Image des Unternehmens auf, wenn es um die Bequemlichkeit der Mitarbeiter geht.

Einpacken

Da Mitarbeiter das Kapital eines Unternehmens sind, ist es wichtig sicherzustellen, dass ihre Zeit und Aufgaben klug verwaltet werden. Der Fortschritt eines Unternehmens hängt von der Produktivität seiner Mitarbeiter ab. Wenn es Ihren Mitarbeitern schwerfällt, ihren Zeitplan zu verwalten, ist es höchste Zeit, Maßnahmen zu ergreifen.

Sie müssen nur ein Entwicklungsunternehmen finden, das ein funktionsreiches Dynamics 365-Kalender-Plugin anbietet. Der Preis variiert je nach Anzahl der Benutzer. Sie haben normalerweise monatliche / jährliche Pläne, die Sie abonnieren können. Sie können eine Demo anfordern und sehen, ob sie alle gewünschten Funktionen hat. Wenn dies nicht der Fall ist, können Sie auch eine Anpassung anfordern.

Sobald Sie das Plugin gefunden haben, das für Sie funktioniert, abonnieren Sie dessen Plan und lassen Sie es in Ihr CRM integrieren. Sie helfen beim Integrationsprozess und stellen sicher, dass alle Daten reibungslos zusammengeführt werden. Sie bieten auch Unterstützung für ein paar Tage an, damit Sie das Produkt besser verstehen können! Sie haben normalerweise kostenlose lebenslange Updates für ihre Abonnenten.

Der Beitrag 6 Vorteile der Kalenderintegration mit Dynamics 365 erschien zuerst im CRM-Software-Blog | Dynamik 365.

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