Hilfe! Mein Prüfer möchte einen Bericht für Workflow-Genehmigungsinformationen in Microsoft Dynamics GP

Haben Sie den GL-Batch-Genehmigungs-Workflow in Microsoft Dynamics GP aktiviert und jetzt fordern Ihre Wirtschaftsprüfer einen Bericht an, um die Genehmigungen für Ihre Journaleinträge anzuzeigen? Oder benötigen Sie Workflow-Genehmigungsinformationen für einen anderen Workflow-Typ? Es scheint, dass Wirtschaftsprüfer häufiger nach diesen Genehmigungsinformationen fragen, und daher besteht der Zweck dieses Blogs darin, Ihnen dabei zu helfen, wie Sie diese Informationen für sie erhalten. Ich hoffe, dass die folgenden Optionen für Sie hilfreich sind, falls Ihr Auditor danach fragt.

OPTION 1: WORKFLOW-BERICHT:

Der in GP 2018 hinzugefügte Workflow-Transaktionsverlauf-Detailbericht ist ein großartiger Bericht, der nur für diesen Zweck entwickelt wurde. Es listet die Batch-ID zusammen mit den Workflow-Schritten und dem Ersteller/Genehmiger auf, der jeden Schritt abgeschlossen hat, sowie das Datum/die Uhrzeit der Aktion. Diese Option kann verwendet werden, um den Workflow-Verlauf abzurufen irgendein der Zulassungsverfahren. Probieren Sie es aus, um zu sehen, ob dieser Bericht für Sie funktioniert:

1. Auf der Berichte Menü, zeigen Sie auf Gesellschaft und klicken Arbeitsablauf Geschichte.

2. Benennen Sie die Möglichkeit.

3. Stellen Sie die Bereichsbeschränkungen nach Bedarf ein. Unter Bereiche, klicken Sie auf die Dropdown-Liste, um je nach Bedarf Einschränkungen für den erforderlichen Workflow-Typ und/oder Workflow-Manager, Workflow-Benutzer, Abschlussdatum oder Fälligkeitsdatum hinzuzufügen. In meinem Beispiel habe ich den Workflow-Typ für ausgewählt ‘Hauptbuch-Chargengenehmigung’ unter Finanzen und auch einen Datumsbereich auf Fertigstellungstermin für heute, damit ich meinen Teststapel erfassen kann, den ich gerade eingereicht und als Test genehmigt habe.

4. Klicken Sie auf die Ziel Schaltfläche unten rechts und wählen Sie aus, ob der Bericht auf dem Bildschirm oder in einer Datei oder beidem gedruckt werden soll.

5. Sparen die Berichtsoption.

6. Klicken Sie auf DRUCKEN oben, um den Bericht zu drucken. Überprüfen Sie den Bericht. Wie Sie unten sehen können, wird zuerst die Chargennummer aufgeführt, dann der Urheber des Workflows und das Abschlussdatum, gefolgt von Schritt 1 meines Workflows für den endgültigen Genehmiger, der wiederum ich selbst war. Dieser Bericht ist schön, um alle Schritte im Workflow zu sehen und wer sie eingereicht/genehmigt hat.

Dieser Bericht ist für viele Wirtschaftsprüfer ausreichend, daher hoffe ich, dass Sie ihn nützlich finden werden.

HINWEIS: Der Prozess beginnt mit der Tabelle GL20000 oder GL30000, je nachdem, ob das JE geöffnet oder im Verlauf ist, und verknüpft die Chargen-ID aus dem Journaleintrag mit der Tabelle SY30500, einer neueren Tabelle, die hinzugefügt wurde, um den Chargenverlauf zu verfolgen. Die Tabelle SY30500 wird verwendet, um zurück zur Tabelle WF10002 für den Stapel zu verlinken. Der WFI10002 stellt dann eine Verbindung zur Tabelle WF30100 her, um die Workflow-Verlaufs-/Genehmigungsdatensätze abzurufen.

HINWEIS: Wenn Sie keine Ergebnisse erhalten, überprüfen Sie, ob der Chargendatensatz aufgrund von Problemen während der Buchung in der Tabelle SY30500 fehlt. Sie können einen Support-Fall eröffnen, wenn Sie Hilfe benötigen

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OPTION 2: SQL-ANSICHT/SMARTLIST-DESIGNER

Wenn Sie eine SQL-Ansicht verwenden und in einen Smartlist-Designer-Bericht integrieren möchten, können Sie dies ebenfalls tun. Es gibt kostenlose Beispiele für SQL-Ansichten für Workflow, die Sie sich ebenfalls ansehen können.

1. Klicken Sie auf den Blog-Link unten und am Ende des Artikels auf „GP SQL VIEW LIVING DOC“, um es herunterzuladen, um weitere SQL-Ansichten zu sehen, die für alle Module und für den Workflow verfügbar sind:

Microsoft Dynamics GP SQL Views für Smartlist Designer zur Verbesserung der Berichterstellung

2. Scrollen Sie in dem aus dem obigen Artikel heruntergeladenen Word-Dokument nach unten zum letzten Abschnitt für WORKFLOW, und Sie werden diese SQL-Ansichten finden:

• WFListFinalApprovers.sql – Diese Ansicht listet alle Workflow-Dokumente auf, die endgültig genehmigt wurden, und zeigt auch den Ersteller und den Zeitpunkt der Genehmigung an.

• WFPendingApprovalList.sql – Diese Ansicht listet alle Lieferanten auf, die zur Genehmigung eingereicht wurden (und kann für die Verwendung mit jedem Workflow-Typ geändert werden).

• JEwfFinalApproverOPEN.sql – Diese Ansicht ist für den GL-Workflow und listet die Journaleintragsnummer und Batch-ID sowie den Genehmiger, das Datum und die Uhrzeit für JEs im aktuellen offenen Jahr auf.


HINWEIS: Die oben verfügbaren SQL-Ansichten sind kostenlose Beispiele. Wenn Sie diese Ansichten weiter ändern müssen, wenden Sie sich bitte an Ihren Microsoft-Partner, um eine Anpassungsanfrage zu erhalten.

HINWEIS: Sie können diesen KB-Artikel (KB-Nr. 4014658) verwenden, um einen Smartlist-Designer-Bericht mit der obigen SQL-Ansicht zu erstellen.

So erstellen Sie einen Smartlist Designer-Bericht mit einer SQL-Ansicht

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ZUSÄTZLICHE RESSOURCEN:

• ARBEITSABLAUFTABELLEN:
Workflow 2.0-Tabellen, was jede einzelne tut und welche Informationen Sie daraus für Berichtszwecke erhalten können

Ich hoffe, Sie finden die oben genannten Optionen hilfreich und sparen Ihnen viel Zeit, wenn Ihre Prüfer das nächste Mal nach Informationen zur Workflow-Genehmigung fragen.

Cheryl Waswick
Sr. Technischer Support-Ingenieur
Microsoft Dynamics GP

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Author: admin

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