So halten Sie Angebots-, Auftrags- und Rechnungsnummern in D365 Business Central mit Advanced Document Numbering (ADN) synchronisiert

Es ist gerade wieder passiert.

Ich wette, Sie hatten es schon einmal mit AutoCorrect. Manchmal denkt unsere Technologie, dass sie uns einen Gefallen tut, obwohl sie in Wirklichkeit größere Probleme verursacht. Zum Beispiel habe ich einfach “ADN” in den Titel eingegeben, und die AutoKorrektur trat ein und änderte ihn in “AND”. Hilfreich, oder? Nicht, wenn Sie es beim ersten Mal richtig geschrieben haben.

Ein ähnliches Problem plagt Benutzer von Microsoft Dynamics 365 Business Central seit dem Tag der Veröffentlichung. Zuerst erstellen Sie eine Rechnung, bearbeiten die Daten und speichern sie, um sie später zu bearbeiten. Diese Rechnung hat jetzt eine Nummer. Am nächsten Tag schließt ein Teamkollege die Posten ab und bucht die Rechnung. Der gebuchte Beleg erhält eine andere Nummer.

Das ist jetzt vielleicht keine große Sache, denn schließlich ist eine Zahl eben nur eine Zahl, oder? Nicht genau. Hier sind drei Bereiche, in denen eindeutige Nummern Reibungen in Ihren Prozessen verursachen können:

Der Lebenszyklus einer Bestellung. Von der Eröffnung bis zum Abschluss können Sie eine ganze Reihe von Dokumenten zu einer Kundenbestellung erstellen, z. B. ein Angebot, einen Verkaufsauftrag, eine Rechnung, eine Gutschrift, eine Versandbenachrichtigung und eine Produktquittungsbenachrichtigung. Da jedes Dokument eine ganz eigene Nummer hat, ist es kompliziert, den Überblick über die Bestellung zu behalten – für Sie und Ihren Kunden.

Mehrere Dokumente in einer Serie. Zwischen Dokumenten im Verkaufszyklus bestehen häufig 1:n-Beziehungen. Beispielsweise könnten Sie auf der Kreditorenseite eine Bestellung erstellen, aber dann mehrere Einkaufsrechnungen haben, um die erhaltenen Produkte bei Eingang zu dokumentieren. Mit unterschiedlichen Nummern auf jedem Dokument ist es schwierig zu sagen, welche Rechnungen sich auf die ursprüngliche Bestellung beziehen.

Probleme bei der Datenintegration. Oft verwenden Unternehmen andere branchenspezifische Softwarelösungen, um bestimmte Geschäftsprozesse, einschließlich der Rechnungsstellung, abzuwickeln. Da Business Central ein flexibles System ist, lassen sich solche Daten einfach integrieren, sodass Sie einen umfassenden Überblick über alle Geschäftsvorgänge erhalten. Rechnungen und andere Dokumenttypen werden jedoch im ungebuchten Zustand importiert, und mit dem Standardverhalten von Business Central ändert sich nach dem Buchen die Nummer – und dann gibt es keine Möglichkeit, das Dokument wieder mit dem Quellsystem zu verknüpfen.

Wäre es nicht einfacher, wenn jedes Dokument im Prozess dieselbe Nummer hätte?

Aus diesem Grund haben wir die Advanced Document Numbering-Erweiterung für Business Central erstellt. Wie vereinfacht es das Belegnummern-Chaos?

Dokumentnummern werden von Ende zu Ende synchronisiert. Ist die Rechnung gebucht oder nicht? Es spielt keine Rolle; die Nummer bleibt gleich. Sie können das standardmäßige BC-Nummernschema beibehalten oder mit dem zweistelligen Jahr beginnen und darauf eine vier-, fünf-, sechs- oder siebenstellige Zahl folgen (z. B. 220000001). vom Angebot auf die Bestellung, Rechnung, Lieferung usw. übertragen. Dies gilt nicht nur für den Verkauf, sondern auch für den Einkauf und Überweisungen, sodass Sie die Nummerierung ganz nach Bedarf auf so viele (oder so wenige) Dokumente anwenden können, wie Sie benötigen.

Dokumente in einer Serie logisch nummerieren. In dem zuvor erwähnten Beispiel wird eine Bestellung erstellt und dann werden verschiedene Einkaufsrechnungen generiert, wenn die Bestellung ausgeführt wird. Bei der erweiterten Dokumentennummerierung hat jede Rechnung in der Serie dieselbe Primärnummer zur einfachen Identifizierung, wird jedoch durch ein Suffix von -01, -02 usw. eindeutig gemacht.

Einfache Abfragen und Datenintegration. Dokumentdaten, die aus anderen Anwendungen oder Datenquellen importiert werden, können auch nach dem Veröffentlichen problemlos synchronisiert werden, indem die gleiche Nummer beibehalten wird. Auf breiterer Ebene erleichtert die Möglichkeit, Dokumente mit einem zweistelligen Jahrespräfix zu nummerieren, die Organisation und Suche erheblich. Das Abfragen der Datenbank nach den verschiedenen Dokumenttypen, die sich auf eine Bestellung (oder eine Gruppe von Bestellungen) beziehen, ist viel einfacher, da die Nummer zum gemeinsamen Nenner wird. Reporting war noch nie so einfach!

Die Advanced Document Numbering-Erweiterung ist einfach zu installieren und zu konfigurieren. Sie können eine PTE-App-Datei von unserer Website herunterladen und bald auch direkt von Microsoft AppSource beziehen. Nach der Installation generieren Sie einfach einen Demoschlüssel aus dem Konfigurationsbildschirm und erhalten automatisch 30 Tage uneingeschränkte Nutzung, um die Erweiterung für die Anforderungen Ihres Unternehmens zu testen.

Möchten Sie mehr über dieses nützliche Tool erfahren? Besuchen Sie die Produktseite oder sehen Sie sich die folgende Videodemonstration an.

Sind Sie bereit, mehr Kontrolle zu haben und die Produktivität zu steigern? Kontaktieren Sie uns unter ERP Connect Consulting; Wir beantworten gerne Ihre Fragen und helfen Ihnen beim Einstieg.

Von Ben Cole bei ERP Connect Consulting

Der Beitrag How to Keep Quote, Order, and Invoice Numbers Synchronized in D365 Business Central with Advanced Document Numbering (ADN) erschien zuerst im ERP Software Blog.

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